7. Algemene tips

Enkele algemene tips en opmerkingen

Helpdesk

  • Als we schrijven 'de helpdesk' bedoelen we helpdesk.belpic@rrn.fgov.be

Drafts

  • Een akte in de DABS is pas een akte als ze getekend is.
  • Een niet getekende 'draft' heeft dus geen betekenis of bewijskracht
  • Als je een akte in draft hebt die je niet moet opmaken kan je die zelf wissen.
    • Als je leverancier dat nog niet voorziet, kan je de vraag aan de helpdesk stellen
  • Je mag en kan een nieuwe 'draft' maken voor een bv. nieuwe aangifte van huwelijk. Doe dit zeker als je toepassing lokale informatie bijhoudt zodat je dossiers en aangiftes eenvoudig te beheren zijn.
  • Zolang ze in draft staat en je toepassing er geen lokale informatie aan verbindt die je lokaal moet bijhouden, kan je een draft 'hergebruiken' zolang de akte correct is. Bv.:
    • op 10 januari 2020 wordt een draft van huwelijksakte opgemaakt bij de huwelijksaangifte. Het huwelijk werd voorzien op 5 april 2020.
    • De echtgenoten stellen het huwelijk uit naar 20 december 2020. De termijn van de aangifte eindigt op 24 juli 2020.
    • Een nieuwe aangifte kan en mag dezelfde draft gebruiken om de uiteindelijke akte op te stellen -> zolang de akte correct is, De DABS kent geen gegevens van aangifte. Maak een nieuwe draft als je eigen toepassing gegevens bijhoudt die je nodig hebt.
    • Merk op dat 'de aangifte' een document is dat de ABS of de gemachtigde tekent op het moment van de huwelijksaangife of binnen een maand na ontvangstbewijs. De gegevens die je toepassing bijhoudt zijn niet de aangifte.

Gewijzigde akten opmaken

  • Vooraleer je een akte of een gewijzigde akte opmaakt:
    • Controleer of je alle informatie hebt om de akte of gewijzigde akte op te maken
    • Migreer alle betrokken akten of vraag via de DABS om ze te migreren aan de andere gemeente

'Naam van (leeg) naar X'

  • 'Naam van (leeg) naar X'
    • Als je de naam van een kind wijzigt zie je soms in de historiek op het afschrift 'Naam van (leeg) naar X'
    • Dit kan je voorkomen door de akte eerst volledig te migreren en ook de 'naam na geboorte' of 'naam op verklaring ouders' in te vullen
    • De DABS houdt twee namen bij voor elke geboorte - dat is niet juist en moet ooit structureel opgelost worden
    • Zelfs als de migratie volledig is ingevuld zie je in de historiek twee naamsveranderingen staan: naam 'kind van x naar y' en 'naam geboorteakte van x naar y' - dat is in elk geval minder verwarrend dan 'van leeg naar x'

Geen naam of geen voornaam

  • Geen naam of geen voornaam

    • Aan de DABS kan je meegeven dat een persoon geen naam of geen voornamen door #noname# en #nofirstname# in te vullen bij naam of voornamen. Of je software voorziet een optie daarvoor.

  • Migreer alles wat 'geen voornaam' of 'geen naam' betekent als #nofirstname# of #noname#. Bv.: XXX, 'geen naam', '----'

Niscodes

  • In migraties staan soms foute niscodes of omschrijvingen, waardoor je de een volgende akte niet kan opmaken. Je kan de migratie verbeteren als de omschrijving hetzelfde land duidt als de omschrijving in de DABS
    • bv.: in een gemigreerde akte staat 'USSR', je kan die migratie verbeteren naar '00172 - Unie der Socialistische Sovjetrepublieken' aangezien dat hetzelfde land is met een andere schrijfwijze.
    • Tegenvoorbeeld: in een gemigreerde akte staat als geboorteplaats '00306 - Congo (Democratische Republiek )' maar de persoon is geboren in het jaar 1978 in '00364 - Zaïre'. Dat is niet de juiste plaats, zie op basis van een andere akte voor een oplossing.

Migratie van een akte die reeds door een akte in de DABS gewijzigd is

  • Als je een akte moet migreren waar reeds een latere wijziging voor opgemaakt is in de DABS doe je dat als volgt:
    • Migreer het beeld en migreer de uittrekselsgegevens rekening houdend met de wijziging in DABS
    • Vraag aan helpdesk om de akten met elkaar te linken als na migratie het afschrift van de de gemigreerde akte de wijziging niet vermeldt
    • Bv.:
      • De geboorteakte van 1985 wordt gemigreerd
      • Vervolgens wordt een akte van voornaamsverandering opgemaakt in de DABS
      • Nadien wil je de huwelijksakte van 2012 migreren: Gebruik de nieuwe voornaam reeds in de metadata/uittreksel gegevens en controleer of het afschrift de voornaamsverandering vermeldt. Indien niet, vraag je dit aan de helpdesk.