CIEC34: nieuwe meertalige internationale uittreksels

Overeenkomst CIEC34

Op 1 juli 2022 trad de CIEC-Overeenkomst nr. 34 in werking voor België, Duitsland en Zwitserland. Deze Overeenkomst inzake de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels uit en attesten van de burgerlijke stand introduceert nieuwe modellen voor geboorte, erkenning, huwelijk, geregistreerd partnerschap en overlijden. Deze zijn vrij van legalisatie en delen in de bewijskracht van Belgische uittreksels.

In vergelijking met de modellen van de CIEC-Overeenkomst nr. 16 kunnen voortaan ook gelijkgeslachtelijke huwelijken en gelijkgeslachtelijk ouderschap verwerkt worden in de huwelijksakte of geboorteakte. Het model voor erkenning is nieuw, wat toelaat een internationaal meertalig uittreksel van een prenatale of postnatale erkenning af te leveren. Eveneens nieuw is het internationaal meertalig attest van geregistreerd partnerschap (voor België een attest omdat het geen uittreksel uit een akte betreft), waarmee het bestaan van een wettelijke samenwoning kan geattesteerd worden.

Net zoals de uittreksels van de CIEC-Overeenkomst nr. 16, mogen de nieuwe uittreksels uit de akten van de burgerlijke stand niet door de gemeenten zelf worden opgesteld, gezegeld en ondertekend: de nieuwe internationale meertalige uittreksels van geboorte, erkenning, huwelijk en overlijden van de CIEC-Overeenkomst nr. 34 worden uitsluitend uit de DABS afgeleverd. Daartoe moet de corresponderende akte op uittreksel-niveau worden gemigreerd. De uittreksels uit de DABS krijgen zoals steeds een elektronisch zegel en een verificatiecode.

Voor het opstellen van het attest van geregistreerd partnerschap (corresponderend met een uittreksel uit of attest gebaseerd op de bevolkingsregisters met vermelding van de wettelijke samenwoning) – die wel door de gemeenten worden opgesteld, gezegeld en ondertekend omdat deze informatie niet uit de DABS komt – verspreidde de FOD Binnenlandse Zaken op 8 juli 2022 voor de opmaak en de aflevering. De in te vullen gegevens op het attest (zie model, voor de attesten opgemaakt in het Nederlands met de volgorde Nederlands-Frans op de voorzijde) zijn beperkt tot de gegevens die terug te vinden zijn in de verklaring van wettelijke samenwoning (zie art. 1476 oud BW), nl: 2-1 : Staat, 1-1-1-3 : Bevoegde autoriteit, 1-6-4-1 : Attest waaruit de registratie van een partnerschap blijkt, 8-6-9 : Datum van registratie, 2-6 : Plaats van registratie, 7-6-1-5 : Naam op het tijdstip van de afgifte van het uittreksel, 8-2 : Geboortedatum, 2-2 : Geboorteplaats, 1-4-4 : Andere vermeldingen (In geval de wettelijke samenwoning waarvoor je het attest opmaakt beëindigd werd, de vermelding van de beëindiging. Dit is het symbool ‘DPE’ gevolgd door de datum van beëindiging en de plaats. Bv.: “DPE 01/03/2022 Antwerpen” (de datum in DD/MM/JJJJ)), 8-6-3 : Datum van afgifte, 7-7-1-2 : Naam van de ondertekenaar, 9-4-1 : Handtekening en 9-4-6 : Zegel. Deze gegevens dienen enkel op de voorzijde van het document ingevuld te worden. Op de achterzijde staan de vertalingen van de gegevens op de voorzijde. De niet in te vullen gegevens worden bij voorkeur aangeduid met ‘------‘, zodat hier niets aan kan toegevoegd worden.

Hoewel de uittreksels CIEC-34 strikt gezien slechts geldig zijn tussen België, Duitsland en Zwitserland (zijnde de drie staten die de Overeenkomst ratificeerden) en de CIEC-Overeenkomst nr. 16 geldig blijft tussen de staten die hierbij partij zijn, raadt de Omzendbrief van 11 juli 2022 aan om steeds een nieuw meertalig CIEC-34 uittreksel af te leveren, tenzij de betrokkene expliciet om een meertalig CIEC-16 uittreksel vraagt.

De meertalige uittreksels kunnen – zoals voorheen – ook afgeleverd worden aan andere staten dan diegene die partij zijn bij de Overeenkomst. De uittreksels CIEC-16 kennen een grote verspreiding over de hele wereld en hetzelfde zal ongetwijfeld gebeuren met de uittreksels CIEC-34. Het grote voordeel is immers dat een vertaling niet nodig is. Toch zou het kunnen gebeuren dat een buitenlandse autoriteit het uittreksel weigert en een nationaal afschrift of uittreksel vereist. De burger goed bevragen, of soms meerdere documenten afleveren, blijft dus de boodschap!

Ter herinnering. Binnen de EU – enkel tussen lidstaten – bestaan in uitvoering van de Openbare Documenten Verordening naast de meertalige CIEC uittreksels nog vertaalhulpen voor geboorte, in leven zijn, overlijden, huwelijk en bekwaamheid om te huwen en burgerlijke staat, geregistreerd partnerschap en bekwaamheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan en de status van geregistreerd partnerschap, woon-en/of verblijfplaats en afwezigheid van strafblad.

Deze vertaalhulpen moeten altijd bij het origineel document gevoegd worden en hebben op zich geen juridische waarde, ze vermijden door het opstellen in twee talen enkel een vertaling en moeten op vraag van de burger verplicht worden afgeleverd. Op geboorte, huwelijk, overlijden en afwezigheid van strafblad (deze worden afgeleverd uit de DABS, respectievelijk het Centraal Strafregister) na, dient men de modellen(attest van leven, bewijs van geen huwelijksbeletselen [consulaat], attest van verblijfplaats met het oog op een huwelijk, attest van hoofdverblijfplaats met vermelding van de burgerlijke staat, attest van wettelijke samenwoning, attest van hoofdverblijfplaats) te downloaden op het e-Justice Portal.

Burgerzaken Vlaanderen organiseerde een informatiesessie over de inwerkingtreding van de CIEC-Overeenkomst nr. 34. Hieronder vindt u alle getoonde informatie terug.

  • Presentatie infosessie

  • website CIEC

    • Zie 'Conventions' voor alle teksten van de verdragen in Frans en Engels
    • Zie 'Signature-ratification-adhésion' voor de deelnemende staten aan alle verdragen

Volledige tekst overeenkomst

Omzendbrief

Belgische modellen

Lijst van de vermeldingen en codes (bijlage 2)

Model geboorte

Model erkenning

Model huwelijk

Model partnerschap

Model overlijden

Links uit de presentatie

Communicatie FOD Binnenlandse Zaken 8-7-2022

“De Overeenkomst nr. 34 inzake de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels uit en attesten van de burgerlijke stand, en bijlagen, gedaan te Straatsburg op 14 maart 2014 (verder: ICBS-Overeenkomst nr. 34) werd opgemaakt binnen het kader van de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand (verder: ICBS).

Deze Overeenkomst is op 1 juli 2022 in werking getreden.

De ICBS-Overeenkomst nr. 34 bevat verschillende modellen van meertalige formulieren, waaronder ook het ‘Attest waaruit de registratie van een partnerschap blijkt’.
Indien een burger om de aflevering van een meertalig formulier van geregistreerd partnerschap vraagt, kan dit attest worden afgeleverd.

In de bijlage vindt u hiertoe drie verschillende formulieren. Afhankelijk van de taal van opmaak van het attest levert u de formulieren als volgt af:
- voor de attesten opgemaakt in het Nederlands: recto: in het Nederlands gevolgd door het Frans; verso in het Engels en het Duits;
- voor de attesten opgemaakt in het Frans: recto in het Frans gevolgd door het Nederlands; verso in het Engels en het Duits;
- voor de attesten opgemaakt in het Duits: recto in het Duits gevolgd door Frans; verso in het Nederlands en het Engels.

De in te vullen gegevens op het attest zijn beperkt tot de gegevens die terug te vinden zijn in de verklaring van wettelijke samenwoning (zie art. 1476 oud BW), nl:
2-1 : Staat
1-1-1-3 : Bevoegde autoriteit
1-6-4-1 : Attest waaruit de registratie van een partnerschap blijkt/ Certificat attestant l’enregistrement d’un partenariat
8-6-9 : Datum van registratie
2-6 : Plaats van registratie
7-6-1-5 : Naam op het tijdstip van de afgifte van het uittreksel
8-2 : Geboortedatum
2-2 : Geboorteplaats
1-4-4 : Andere vermeldingen. In geval de wettelijke samenwoning waarvoor je het attest opmaakt beëindigd werd, de vermelding van de beëindiging. Dit is het symbool ‘DPE’ gevolgd door de datum van beëindiging en de plaats. Bv.: “DPE 01/03/2022 Antwerpen” (de datum in DD/MM/JJJJ)
8-6-3 : Datum van afgifte
7-7-1-2 : Naam van de ondertekenaar
9-4-1 : Handtekening
9-4-6 : Zegel

Deze gegevens dienen enkel op de voorzijde van het document ingevuld te worden. Op de achterzijde staan de vertalingen van de gegevens op de voorzijde.
De niet in te vullen gegevens worden bij voorkeur aangeduid met ‘------‘, zodat hier niets aan kan toegevoegd worden.”