Advies FOD Justitie Genealogische opzoekingen

Subject: Recherches généalogiques dans les actes de l’État Civil | Genealogische opzoekingen in de akten van de Burgerlijke Stand\ Date: Tuesday, 27 August 2019 at 10:03:18\ From: FMF JustFamNat (ACA)\ To: FMF JustFamNat (ACA) \

Rekening houdend met de onduidelijkheid over het al dan niet mogelijk zijn van het toelaten van genealogische opzoekingen, wensen we graag de volgende verduidelijking te geven:

1. Toelatingen van de rechtbanken voor genealogische opzoekingen

De toelatingen die door de rechtbanken van eerste aanleg werden afgeleverd om genealogische opzoekingen te doen, op basis van oud artikel 45 Burgerlijk Wetboek, kunnen niet langer uitgevoerd worden.

Ingevolge het principe van de toepassing van de wet in de tijd (art. 1 Burgerlijk Wetboek) hebben de toelatingen afgeleverd voor 31.03.2019 geen gevolgen meer.

2. Genealogische opzoekingen – Toestemming personen

In verband met het afleveren van afschriften en uittreksels bepaalt de wet het volgende:\

Art. 29 BW. § 1. Eenieder heeft recht op een uittreksel of afschrift van :

• akten van overlijden van meer dan vijftig jaar oud;
• akten van huwelijk van meer dan vijfenzeventig jaar oud;
• anderen akten van meer dan honderd jaar oud.

De persoon op wie de akte betrekking heeft, zijn echtgenoot of echtgenote, zijn wettelijk samenwonende, zijn wettelijke vertegenwoordiger, zijn bloedverwanten in de opgaande of nederdalende lijn, zijn erfgenamen, hun notaris en hun advocaat hebben recht op een uittreksel of afschrift van akten bedoeld in het eerste lid van respectievelijk minder dan vijftig, vijfenzeventig en honderd jaar oud.

Voor akten die gewijzigd werden met toepassing van Titel IV/1 of met toepassing van artikel 1385quaterdecies, § 3, van het Gerechtelijk Wetboek wordt het recht op een afschrift beperkt tot de persoon op wie de akte betrekking heeft, zijn wettelijke vertegenwoordiger, zijn erfgenamen, hun notaris en hun advocaat.

§ 2 Uittreksels en afschriften worden afgeleverd door de ambtenaar van de burgerlijke stand die erom wordt verzocht dan wel elektronisch via de DABS.

De uittreksels en afschriften worden bij aflevering voorzien van een elektronisch zegel, zoals voorzien in artikel 3.27 van de verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG.

De Koning stelt vast door wie en op welke wijze de afschriften en uittreksels voor akten bedoeld in het eerste lid van respectievelijk minder dan vijftig, vijfenzeventig en honderd jaar oud worden afgeleverd.

§ 3. De uittreksels en afschriften bestemd om in het buitenland te worden gebruikt, worden, voor zover vereist, gelegaliseerd door de minister van Buitenlandse Zaken of door de door hem gemachtigde ambtenaar.

§ 4. De uittreksels en afschriften vermelden de gegevens zoals voorzien in de modellen die hiertoe door de Koning worden bepaald.

§ 5. De uittreksels en afschriften vermelden de datum van afgifte en worden geauthentificeerd door het elektronisch zegel van de DABS.\ Art. 79 BW bepaalt als volgt: De Koning bepaalt, na het advies te hebben ingewonnen van de Gegevensbeschermingsautoriteit, op welke wijze akten raadpleegbaar zijn voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden.

Het Koninklijk besluit voor de aflevering van afschriften en uittreksels voor de niet-openbare akten en het Koninklijk besluit over de genealogische opzoekingen zijn nog steeds in voorbereiding. Er werd evenmin een overgangsmaatregel voorzien in de Wet van 18 juni 2018 (Titel 2: modernisering burgerlijke stand).

Aangezien er voorlopig wettelijk niets specifiek geregeld is, moet de algemene privacywetgeving worden toegepast voor wat betreft de bescherming van de persoonsgegevens.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (EU 2016/679) is het wettelijk kader voor de verwerking van de persoonsgegevens opgenomen in de akten van de burgerlijke stand, samen met de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (Belgische Privacywet - kaderwet).

Het verwerken van persoonsgegevens is volgens artikel 6.1. a) AVG mogelijk indien de betrokkene wiens persoonsgegevens worden verzameld toestemming geeft voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor specifieke doeleinden.

De ambtenaar van de burgerlijke stand kan dus genealogische opzoekingen toestaan (m.a.w. genealogische opzoekingen voor de betrokkenen verrichten), mits de verzoeker een bewijs voorlegt van de toestemming van de personen op wie de akte betrekking heeft.

Overweging nr. (27) AVG bepaalt dat de verordening niet van toepassing is op de persoonsgegevens van overleden personen, en dat de lidstaten regels kunnen vaststellen betreffende de verwerking van de persoonsgegevens van overleden personen, wat niet het geval is in de Belgische privacywet.

In de Omzendbrief van 19 maart 2019 over de modernisering en informatisering van de burgerlijke stand (B.S. 25.03.2019) is reeds voorzien dat personen, met een onderhandse volmacht van de erfgenamen, uittreksels kunnen verkrijgen (punt 3.7.3.1). Indien de personen op wie de akte betrekking heeft overleden zijn, kan de toestemming van één van de erfgenamen volstaan. Het is aan de verzoeker om de toestemming van de erfgenaam aan te brengen.

De toestemming kan eenvoudig (onderhands) worden gegeven.

Het is niet de bedoeling om de akten van de burgerlijke stand waarop de genealogische opzoekingen betrekking hebben te migreren naar de DABS. De genealogische opzoekingen worden dus beperkt tot de papieren registers van de burgerlijke stand (m.a.w. de akten opgemaakt voor 31 maart 2019).

De ambtenaar van de burgerlijke stand levert voor genealogische doeleinden de afschriften af door middel van een kopie uit de papieren registers van de burgerlijke stand, met bovenaan de vermelding: “afgeleverd voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden”.

3. Regeling in afwachting van het Koninklijk besluit

Het bovenstaande is slechts van toepassing tot op de datum van inwerkingtreding van het Koninklijk besluit over de genealogische opzoekingen.