Jaarlijks congres en algemene vergadering Vlavabbs vzw

Terugblik op een geslaagd congres in Sint-Niklaas!

Het werd een mooi congres in Sint-Niklaas. Onder ruime belangstelling – het congres was zelfs totaal volzet – verzamelde tal van collega’s uit het hele Vlaamse land zich in Hotel Serwir. Was het de drukte, de lekkere koffie of de verzorgde standen op de beursvloer? Iedereen had er duidelijk zin in, in het bijzonder de twee congrespresentatoren.

Veronique Blondeel en Ingrid De Belser schakelden de digitale dienstverlening nog een versnelling hoger. Hun E-Marriage-module, binnenkort te gebruiken in elke afdeling burgerzaken, verdrijft alle dating-stress. Je ideale partner wordt al van in de wieg wetenschappelijk geselecteerd, aangifte en voltrekking van het huwelijk verlopen volledig automatisch.

Foto's

Je vindt de foto's op onze flickr-pagina

Ambtenaren met humor en lef

Onze vereniging was trots dat staatssecretaris Theo Francken dit jaar de deelnemers verwelkomde. Zijn bevoegdheid inzake administratieve vereenvoudiging beschouwt hij als een permanente opdracht voor de overheid. Hij ziet in de digitalisering mogelijkheden om de dienstverlening te optimaliseren en tegelijk het werk voor onze ambtenaren te verlichten.

De staatssecretaris, die zelf als burgemeester nog ambtenaar van de burgerlijke stand is geweest, werkt in de regering momenteel voluit mee aan het project digitalisering en modernisering van de burgerlijke stand. Vanuit het beperkte budget van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging (DAV) nam hij een flink stuk van de financiering op zich. Daarnaast werd tijd en energie besteed aan het wegnemen van de bekommernissen van Binnenlandse Zaken en Justitie.

Theo Francken pleitte niet voor een gemeentehuis-loze gemeente van de toekomst. Zijn ervaringen als burgemeester in Lubbeek leren hem dat een gemeentehuis er ook is voor het bespreken van zaken op een persoonlijke manier met vakbekwame ambtenaren op een neutraal gebied. Ook de sociale functie van het gemeentehuis – voor zij die de digitale revolutie gemist hebben – telt mee.

Als afsluiter benadrukte de staatssecretaris het belang van de gemeentelijke diensten burgerzaken voor een goed functionerend vreemdelingenbeleid. Zij zijn de uitvoerders van een efficiënt en eerlijk migratiebeleid, de ogen en oren ook van de Dienst Vreemdelingenzaken op het terrein. Theo Francken bedankte nog in het bijzonder de lokale ambtenaren die mee hun steentje bijdroegen tijdens de asielcrisis. De staatssecretaris werd warm uitgezwaaid door de “ambtenaren met humor en lef”, aldus zijn tweet bij de selfie met onze bijna wegsmeltende congresmoderator Veronique.

Modernisering burgerlijke stand op spoor

Het begint al een traditie te worden: Erwin De Pue (DAV) en Steve Heylen (VLAVABBS) lichtten vervolgens de stand van zaken van de modernisering van de burgerlijke stand toe. Na de succesvolle informatiesessies dit voorjaar (bijna 80% van de gemeenten nam deel) gaat het project gestaag verder. De juridische teksten zijn klaar om het politieke besluitvormingsproces in te gaan. Het is de bedoeling om eind dit jaar daarmee te landen in het parlement.

Ondertussen draait de testdatabank van akten van de burgerlijke stand op volle toeren. Meer dan 8.000 akten werden reeds neergelegd door de gemeenten via hun softwareleveranciers. Ook aan de integratie met het Rijksregister en de module voor de FOD Buitenlandse Zaken wordt stevig doorgewerkt.

Op vlak van IT wordt vooruitgeschoven dat de softwareleveranciers tegen 1 januari 2018 een werkend programma op poten hebben staan, zodat het testen door de gemeenten kan beginnen. In 2018 kan ook gestart worden met het opladen van oude akten. Later op het jaar volgen ook nieuwe informatiesessies zodat iedereen zich optimaal kan voorbereiden.

Het DAV projectteam buigt zich momenteel over een migratienota waarin in detail wordt omschreven welke gegevens nodig zijn om een succesvolle migratie te bewerkstelligen. Deze nota zal voorgesteld worden aan de IT-partners op het einde van mei, waarna deze verspreid zal worden naar de gemeenten in de loop van de maand juni via VLAVABBS. Deze nota kan aan de basis liggen van de offertes van de gemeenten.

Toekomstplannen

Etienne Van Verdegem van de FOD Binnenlandse Zaken was bereid om de vele vernieuwingen op vlak van de bevolkingswetgeving, de identiteitskaarten, het Rijksregister en de verkiezingen toe te lichten. Gezwind loodste hij het publiek doorheen de nieuwe wet- en regelgeving, de strijd tegen de identiteits- en domiciliefraude en de nieuwe bevolkingsattesten in “MijnDossier”. Heel wat werk ligt er voor de gemeenten op de plank: zo beschikt bijvoorbeeld de helft van de Belgische gemeenten nog niet over een reglement voor woonstcontroles bij verhuizen. Gelukkig organiseert de FOD Binnenlandse Zaken dit najaar grote infosessies voor alle gemeenten om een en ander toe te lichten.

Johan van der Waal van V-ICT-OR, de Vlaamse ICT-organisatie, lichtte de erg geïnteresseerde deelnemers in over de nakende opstart in pilootgemeenten van de digitale aangifte van overlijden. Het toekomstig proces zal geen fysieke verplaatsingen meer inhouden en het geheel digitaliseren startend met de arts die via e-health het overlijden vaststelt, over de ambtenaar van de burgerlijke stand die via het Rijksregister wordt verwittigd van het overlijden en zijn akte plus toelating opstelt, tot uiteindelijk de crematie of begrafenis.

Nadenken over dienstverlening aan burgers, is ook verder denken dan het bestaande. Christoph Roubben van Dynasure lichtte het bezorgen van loketdocumenten (bv. paspoort of rijbewijs) toe aan burger waar én wanneer het deze zelf het best uitkomt. Het proces, met alle veiligheden en waarborgen ingebouwd, bestaat reeds in Nederland tot grote tevredenheid van burgers én gemeentebesturen: wat houdt ons tegen dit ook in België in te voeren voor zij die van deze extra service willen gebruik maken?

Niet alleen in de congreszaal, maar ook op de beursvloer werd aan vernieuwing gewerkt. Stond u ook met Pepper op de foto? Met de hulp van slimme informatica-inzet kan de dienstverlening voor burgers en administratie verbeteren en vereenvoudigen. Wat belangrijk blijft voor een goede dienstverlening ook in de Digital Age is echter steeds aandacht blijven hebben voor de burger. Hostmanship of het gevoel mensen te behandelen zoals ze zelf willen behandeld worden kan daarbij een sleutel tot succes zijn, zoals Ron Groothuis van de Hostmanship Group aantoonde. Zijn sessie bracht een frisse wind teweeg doorheen de zaal.

Valkuilen

Tot slot focuste ons congres ook op enkele valkuilen bij modernisering- en veranderingstrajecten. Dr. Eva Platteau van het Leuvense Instituut voor de Overheid gidste ons door problemen die opduiken bij in het bijzonder informatiseringsprojecten en hoe deze kunnen gecounterd worden. Een goede basisvisie en steeds blijven communiceren – ook als het moeilijk gaat – kunnen helpen.

Velen onder ons dachten daarbij misschien spontaan aan een ander veranderingsproject, namelijk dat van het centraal strafregister, waar vele collega’s zitten op te wachten. Kris Torfs (VLAVABBS) en Tom De Schepper (VVSG) bevestigen dat de verenigingen vele vragen over dit project, waarop we ook niet steeds kunnen antwoorden. In elk geval zijn momenteel praktisch alle gemeenten aangesloten op het centraal strafregister. De FOD startte eveneens met een communicatiecampagne en ook inhoudelijk overleg met onze vereniging staat opnieuw ingepland. We houden u in elk geval verder op de hoogte.

Dank

Oprechte dank aan alle sprekers, medewerkers, standhouders en partners van VLAVABBS!
Vooral veel dank aan alle aanwezigen voor een warme sfeer op dit fantastisch congres!

Presentaties:
- Toekomstplannen Rijksregister
- Digitale aangifte overlijden
- Valkuilen bij veranderingstrajecten