Checken, nalezen en controleren!
Bij de helpdesk van de DABS komen geregeld vragen binnen inzake de correctie van verkeerd opgemaakte en ondertekende akten van de burgerlijke stand. Het gaat daarbij veelal om persoonlijke fouten van de instrumenterende ambtenaar.
De voorbeelden zijn legio: de naam na huwelijk wordt bij de verkeerde echtgenoot ingevuld, een overlijdens- of geboorteakte wordt opgemaakt terwijl het overlijden of de geboorte in een andere gemeente plaatsvond, de persoonsgegevens van een echtgenoot worden omgewisseld met een getuige, een nationaliteitsakte wordt ondertekend bij het afleggen van de nationaliteitsverklaring (nog voor het doorzenden aan het parket) enz. Deze fouten vergen telkens een zware procedure tot correctie, in de meeste gevallen zelfs via vonnis.
Het lijkt soms alsof de informatisering de voorzichtigheid en zorg waarmee de opmaak van een papieren akte werd omringd heeft overbodig gemaakt. Niets is echter minder waar! Bij het plaatsen van een elektronische handtekening – een handeling die toch niet zomaar kan gebeuren door het invoeren van de pincode – zou iedere ambtenaar van de burgerlijke stand of gemachtigde beambte zich telkens opnieuw de vraag moeten stellen ben ik er zeker van dat wat ik onderteken correct is.
Het zou vanzelfsprekend moeten zijn dat elke akte voor de ondertekening nagelezen dient te worden: is het juiste aktemodel gehanteerd, zijn alle gegevens aanwezig en staan ze correct? Best worden op dienstniveau verificatieprocedures ingevoerd om dit te waarborgen. Het is sterk aan te bevelen steeds gebruik te maken van de mogelijkheid om in de DABS een draft van de akte te generen. Deze kan vervolgens nagelezen worden. De draft-akten werden speciaal daartoe ontwikkeld!
Het is eveneens een goed gebruik om elke opmaakte akte door een andere persoon te laten nalezen voor de definitieve ondertekening (vierogen-principe). Ook burgers die aangifte doen kan je een draft-akte laten nakijken. Last but not least: bij elke – zelfs kleine – wijziging van aktegegevens moet de akte opnieuw geverifieerd worden. Het is immers altijd mogelijk dat door een wijziging een ander gegeven niet meer correct staat.