Verificatie van afschriften en uittreksels uit de DABS

Vele burgers, gemeenten en (buitenlandse) overheden vragen zich hoe een afschrift of uittreksel van een akte opgenomen in de DABS kan geverifieerd worden.

1.Verificatie elektronisch zegel

Elektronisch document

Het elektronisch afschrift of uittreksel (pdf-document) bevat een elektronisch zegel zoals voorzien in art. 3.27 van de Europese eIDas verordening (art. 29, § 2 2e lid & § 5 BW). Indien de ontvanger beschikt over het elektronisch pdf-document kan hij zelf in een pdf-reader dit elektronisch zegel verifiëren. De pdf-reader zal melden dat het document een geldig elektronisch zegel bevat en nagaan of nog wijzigingen werden aangebracht aan de inhoud van het document sinds de ondertekening ervan.

Binnen de EU moet dit elektronisch zegel zonder meer aanvaard worden (art. 35 eIDas verordening), zonder legalisatie of apostille (Europese verordening Openbare documenten). Buiten de EU kan een Apostille of legalisatie noodzakelijk zijn (zie verder).

Afgedrukt document

Wanneer een afschrift of uittreksel wordt afgedrukt, is het niet langer mogelijk om via de elektronische ondertekening te controleren of de inhoud ervan niet werd gewijzigd. Om dit te verhelpen werd een extra verificatiecomponent ontwikkeld.

Het principe hierbij is dat bij het aanmaken van het afschrift of uittreksel een uniek nummer wordt vermeld op het afschrift of uittreksel onder de vorm van een QR-code en in klare tekst. Wanneer de gebruiker beschikt over de mogelijkheid om de QR-code in te scannen, dan wordt de link automatisch overgenomen in de browser. In het andere geval kan hij de link manueel ingeven in de browser.

De afschriften en uittreksels uit de DABS worden eerst tijdelijk opgeslagen op de DABS-server en nadien met een frequentie van 15 minuten opgeladen op een uittrekselserver. Het opladen omvat de unieke code, enkele metagegevens met betrekking tot de aflevering van het afschrift of uittreksel zoals de geldigheidtermijn van drie maanden en de pdf van het afschrift of uittreksel inclusief het elektronisch zegel. De “vertraging” van 15 minuten stelt in de praktijk geen probleem omdat het afleveren van de afgedrukte papieren versie aan een derde persoon doorgaans pas na een langere tijd plaatsvindt.

Vanaf het ogenblik dat het afschrift of uittreksel opgeladen is op de uittrekselserver, kan de persoon die het papieren uittreksel ontvangt via ingave van de unieke link in de browser het afgeleverde afschrift of uittreksel visualiseren en op basis hiervan de visu nagaan of de papieren versie inhoudelijk overeenstemt met de elektronische versie van de uittrekselserver, het elektronisch zegel geldig is, de inhoud van het afschrift of uittreksel niet werd gewijzigd na ondertekening en de geldigheidstermijn van drie maanden niet is verlopen.

Alle afschriften of uittreksels afgeleverd sinds 31 maart 2019 worden op de uittrekselserver gedurende drie maanden vanaf afleveringsdatum ter beschikking gesteld voor verificatie. Indien de periode van de geldigheidstermijn van drie maanden is verlopen, kan nog steeds het elektronisch zegel op het elektronisch afgeleverde afschrift of uittreksel (pdf-document) indien gedownload geverifieerd worden (zie hoger). Er kan eveneens een nieuw afschrift of uittreksel worden aangevraagd.

2. Legalisatie elektronisch zegel

Het elektronisch zegel op de afschriften of uittreksels kunnen worden gelegaliseerd door de FOD Buitenlandse Zaken via de site eLegalisation.

Bij de indiening van de aanvraag op het eLegalisation-platform, moet het veld “document Burgerlijke Stand – DABS” als documenttype geselecteerd worden. De ondertekenaar IBZ (DABS/BAEC/DPSU) zal nadien automatisch geselecteerd worden. Het document moet nadien ingevoerd worden in de aanvraag als originele versie (dus het pdf-bestand uit de DABS, geen scan ervan!).

Als het document moet gelegaliseerd worden (en niet geapostilleerd) en het land van bestemming de elektronische legalisatie niet aanvaardt, mag de burger zich aanbieden aan de loketten van de dienst legalisatie bij de FOD Buitenlandse Zaken met de ontvangen elektronische legalisatie om de papieren versie van deze legalisatie te verkrijgen.

3. Natte handtekeningen

Vele gemeenten vragen zich af of een afschrift of uittreksel van een akte opgenomen in de DABS naast het elektronisch zegel nog een extra aangebrachte “natte” of handgeschreven handtekening mag bevatten. Sommige burgers maken melding van problemen met de aanvaarding van de afschriften of uittreksels in het buitenland, op vreemde consulaten of door luchtvaartmaatschappijen.

Het is wettelijk echter niet toegelaten een afschrift of uittreksel uit de DABS bijkomend te voorzien van een natte handtekening. De FOD Buitenlandse Zaken heeft alle vreemde consulaten op de hoogte gebracht van de nieuwe afschriften en uittreksels uit de DABS en de bovenstaande informatie in verband met de verificatiemogelijkheden.

4. Meertalige uittreksels - CIEC-Overeenkomst nr. 16

Ook de meertalige uittreksels van de CIEC-Overeenkomst nr. 16 zijn voorzien van een elektronisch zegel van de DABS, dat op dezelfde manier als hierboven toegelicht kan geverifieerd worden.

Net als voor de Belgische afschriften en uittreksel is het niet toegelaten om een natte handtekening toe te voegen op het meertalig uittreksel. De CIEC-Overeenkomst nr. 16 bepaalt immers dat het uittreksel voorzien is van de handtekening en zegel van de afleverende autoriteit. Deze laatste is wettelijk gezien de DABS (artikel 29, § 2 2e lid & § 5 BW), dus het elektronisch DABS-zegel volstaat.