Vier weken “go live” van de DABS

Eerste resultaten
Meer dan 22.000 ondertekende akten en 1 miljoen transacties: dat is het resultaat van vier weken “go live” van de DABS. De voorbije periode was zeker niet altijd makkelijk. Een nieuw systeem inwerken vergt een grote (ook mentale) overstap, maar de cijfers zijn zeker bemoedigend.

VLAVABBS bedankt alle medewerkers van de diensten burgerzaken die deze gigantische operatie dag in dag uit waarmaken. De solidariteit over de gemeenten heen was ook erg groot. De gemeenten hebben mekaar daadwerkelijk geholpen en ondersteund: het beantwoorden van concrete en praktische vragen, migraties van prenatale erkenningen uitvoeren of oude akten her-migreren omdat de persoonsgegevens van iemand net verkeerd stonden, … niets was de collega’s te veel.

Helpdesk
Onze dank gaat ook uit naar de helpdesk van de DABS én de hulplijnen van de softwareleveranciers die de gemeenten met raad en daad bijstaan in het oplossen van kinderziekten. In de vele gestelde vragen die niet zelden ook rechtstreeks aan VLAVABBS werden gesteld, is een evolutie merkbaar van meer “rechttoe rechtaan vragen” – waarvan het antwoord niet zelden in de FAQ-lijsten stond vermeld – naar complexere en concrete dossiers. Voor deze meer ingewikkelde vragen over bepaalde concrete casussen – vaak met een buitenlands element –werkt VLAVABBS mee om via de centrale helpdesk zo concreet en praktisch mogelijk te antwoorden.

De nieuwe regelgeving en basisprocedures vormden niet verwonderlijk een groot aandeel van de vragen. De meest gestelde vraag bij VLAVABBS betrof trouwens de afschaffing van het voorleggen van de geboorteakten van de ouders bij een erkenningsdossier. Op twee stond de vraag welke bijlagen wettelijk dienden opgenomen te worden en welke niet, hiervoor kan nog steeds de lijst op onze website gebruikt worden. De derde meest gestelde vraag was wanneer een akte op basis van een buitenlandse akte diende opgemaakt te worden.

De vele initiële vragen over een aantal bugs of over hoe de lokale programma’s of de DABS technisch functioneerden, nemen langzaamaan af. Zowel de DABS als de lokale programma’s werden ondertussen achter de schermen meer dan eens ge-updatet om bugs opgemerkt dankzij de gemeenten te verhelpen. Het ging dan bv. over het al dan niet kunnen handtekenen of migreren, problemen met verplichte velden in schermen of akten (bv. de toestemming in een erkenning), het niet kunnen her-migreren of het niet kunnen opmaken van een gewijzigde akte op basis van een rechterlijke beslissing of een nieuwe DABS-akte (dit laatste is noodzakelijk wanneer twee akten niet verbonden werden bv. een echtscheiding op een huwelijksakte, een (voor)naamsverandering aan een andere akte of een erkenning op een geboorteakte).

Opvallend is uiteraard dat de centralisering van de akten fouten uit oude akten aan het licht brengt, die voorheen nauwelijks opgemerkt werden. Denk bv. aan een verschil in schrijfwijze tussen akten onderling of tussen akten en het Rijksregister. Soms bleek ook dat oude randmeldingen niet aangebracht waren of werden vele collega’s geconfronteerd met spaties in voornamen of komma’s die niet juist stonden. Stap voor stap werden op projectniveau maatregelen genomen om die problemen te verminderen. De vereniging werkt ook verder mee aan instructies voor de gemeenten ter zake.

Toekomst
De komende weken blijven ongetwijfeld druk. De migratie van akten waarin niet-verblijfhouders voorkomen waarvan bepaalde gegevens niet bekend zijn (bv. van de ouders in een vreemde geboorteakte) wordt versoepeld. Echtscheidingen en adopties kunnen indien noodzakelijk gemigreerd worden. De anomalieën in de collectes en bijwerkingen in het Rijksregister worden stuk voor stuk centraal opgelost. Ook het her-migreren van metagegevens van een akte die in afschrift in de DABS is opgenomen, wordt makkelijker gemaakt.

VLAVABBS volgt een en ander uiteraard op. Uiteindelijk is het ook de bedoeling om de volgende fases van het project op te starten: de bijwerkingen van het Rijksregister voor andere akten dan geboorte, huwelijk en overlijden; de automatische meldingen van naamsveranderingen vanuit de FOD Justitie en het operationeel maken van de gegevensstroom tussen de griffies en de DABS.