Notificatiebericht buitenlandse adoptie

De Federale Centrale Autoriteit (FCA) voor adoptie bij de FOD Justitie laat weten dat vanaf 15 maart 2023 een notificatiebericht via de DABS worden verzonden aan de gemeenten welke een akte van geboorte en een akte van adoptie dienen op te maken voor een persoon die in het buitenland werd geadopteerd.

Zoals bekend is enkel de FCA bevoegd voor het erkennen van buitenlandse adoptiebeslissingen. Om de ambtenaar van de burgerlijke stand (ABS) tegemoet te komen in de opmaak van de akten van adoptie (en geboorte) is er een procedure uitgewerkt waarbij de toezending van de gegevens omtrent de opmaak van de akten digitaal zal verlopen via de DABS en niet meer via email.

Artikel 367-2 BW voorziet namelijk dat de FCA de gegevens nodig voor de opmaak van de akten via de DABS naar de ABS stuurt. Concreet betekent dit dat de FCA de gemeente contacteert via een notificatiebericht in de DABS over de opmaak van de akte(n). Het notificatiebericht zal via de INBOX-functie ontvangen worden door de betrokken gemeente.

Het notificatiebericht omvat de opmaak van een draftversie van de akte van geboorte en de akte van adoptie door de FCA en wordt ter validatie aan de ABS voorgelegd. Aan het notificatiebericht worden de vereiste bijlagen toegevoegd.

Het doel van deze procedure is enerzijds de opmaak van de akten te vereenvoudigen door een draftversie op te stellen aan de hand van de gegevens waarover de FCA beschikt en anderzijds te verzekeren dat de opmaak van de akten op een uniforme wijze gebeurt. De praktijk leert ons immers dat gemeenten niet altijd veel ervaring hebben met de opmaak van de adoptieakten en zich bijgevolg moeten bevragen bij de Helpdesk over de manier waarop de akten moeten worden opgesteld of wijzigingen worden aangebracht.

Anderzijds kan door de opmaak van de draftversie er sneller geanticipeerd worden tussen de ABS en de FCA. Het is echter zeer belangrijk te vermelden dat de bevoegdheid voor de opmaak van de akten ongewijzigd blijft overeenkomstig artikel 368-1 BW. De ABS ontvangt weliswaar een draftversie van de akten, maar behoudt de volledige controle en de verantwoordelijkheid voor de definitieve opmaak van de akten.

Bij technische problemen of vragen blijft de Helpdesk beschikbaar. De nieuwe procedure treedt in werking vanaf 15 maart 2023.

In het verleden ontwikkelde Burgerzaken Vlaanderen samen met de FCA een leidraad voor de verwerking van adopties, deze werd aangepast aan de nieuwe situatie en bevat nog steeds alle nodige achtergrondinformatie. De overzending door de FCA aan de ABS (2.1.2.) wijzigt nu echter en de instructies voor het opmaken van de akte van geboorte en de akte van adoptie (2.2.2. en 2.2.3.) worden nu rechtstreeks door de FCA toegepast bij het voorstellen van de draftversies van deze akten. Een hele verbetering dus!