De DABS en de verwerking van vonnissen

Bij de opstart van de DABS op 31 maart 2020 werd de verwerking van vonnissen via de DABS naar een latere fase uitgesteld. De vonnissen en arresten vanuit Justitie bleven vooralsnog op papier doorgestuurd worden.

Eind vorig jaar startte dan als eerste de griffie van Brugge op met de verwerking van de vonnissen via de DABS. De uitbreiding naar de andere griffies was voorzien in maart 2020 tot corona roet in het eten kwam gooien. De voorbije anderhalve maand zijn echter alle griffies van de rechtbanken van eerste aanleg van het land opgestart met de DABS, zodat het louter elektronisch verwerken van vonnissen nu mogelijk is geworden zoals voorzien in het wettelijk kader van de DABS (wet van 18 juni 2018, zoals gewijzigd door de wetten van 21 december 2018 en 31 juli 2020).

Concreet betekent dit dat de echtscheidingsvonnissen waarvan er zich een huwelijksakte in de DABS bevindt – na het in kracht van gewijsde treden ervan – door de griffies worden ingevoerd in de DABS. Bij de huwelijksakte zal er een automatische elektronische melding worden geplaatst van de echtscheiding, zonder enige tussenkomst van de ambtenaar van de burgerlijke stand. Ook het Rijksregister wordt automatisch aangepast met de gegevens van de echtscheiding. Dit betreft het gros van de vonnissen. Er kan voor deze echtscheidingen geen akte van echtscheiding meer worden afgeleverd, de huwelijksakte met melding van de echtscheiding geldt als bewijskrachtig.

Andere vonnissen worden door de griffie via het berichtenuitwisselingssysteem van de DABS overgemaakt aan de bevoegde gemeenten. De ambtenaar van de burgerlijke stand krijgt in de eigen software een notificatie van het vonnisbericht met het vonnis als bijlage gevoegd. De ambtenaar van de burgerlijke stand of gemachtigde beambte maakt – naargelang het vonnis – vervolgens een correcte basisakte aan (bv. een akte van echtscheiding indien er zich geen huwelijksakte in de DABS bevindt, een akte van adoptie, een akte van afwezigheid of een akte van nationaliteit) of stelt een gewijzigde akte op (bv. een vonnis van verbetering, een vonnis dat de afstamming wijzigt of een vonnis waarbij een beroep werd ingesteld tegen een naamsverandering). Het vonnis – dat reeds elektronisch door de griffie werd meegestuurd – moet je als bijlage opnemen. Het is ook belangrijk het referentienummer dat wordt meegegeven exact over te nemen.

Voortaan moeten dus de notificaties van vonnissen in je softwaretoepassing goed in de gaten worden gehouden! Opgelet: de arresten van de hoven van beroep blijven voorlopig nog even op papier overgemaakt worden aan de gemeenten. Ook kan het gebeuren dat de griffies van de rechtbanken van eerste aanleg nog een vonnis op papier doorsturen, het betreft dan een ouder dossier dat bij de griffies reeds opgestart werd voordat ze overstapten naar de DABS.