Adviesvragen van ambtenaren van de burgerlijke stand aan de parketten
VLAVABBS kreeg onderstaande brief van het College van Procureurs-Generaal. De vereniging deelt de bezorgdheid van het College om een goede samenwerking tussen de ambtenaren burgerlijke stand en de parketten te behouden. Daartoe zijn inderdaad een aantal krijtlijnen nodig die het College in deze brief aangeeft. De vereniging vraagt iedereen deze te respecteren.
College van Procureurs-generaal – Waterloolaan 76 – 1000 Brussel
26/03/2020
De parketten en de ambtenaren van de burgerlijke stand werken doorgaans op verschillende
vlakken samen op een manier die voor beide partijen volstrekt voldoening geeft. Niettemin
werd het College van Procureurs-generaal in kennis gesteld van een aantal problemen die
zich lokaal stellen bij de toepassing van artikel 37 van het Burgerlijk Wetboek, dat als volgt
luidt: “In geval van ernstige twijfel omtrent het opmaken van de akten van de burgerlijke stand
kan de ambtenaar van de burgerlijke stand de procureur des Konings verzoeken hierover
advies uit te brengen.”
Blijkbaar interpreteren enkele ambtenaren van de burgerlijke stand deze wetsbepaling op een al te ruime manier, waarop de parketten zich bij wijze van reactie soms ook weinig beschikbaar opstellen. Het College van Procureurs-generaal wenst u bijgevolg de nodige verduidelijking over de exacte draagwijdte van deze wetsbepaling te geven, zodat de bevoegdheden van beide partijen nageleefd en de perfecte samenwerking in stand gehouden kunnen worden.
1. Kader van de adviesverzoeken
Aan de hand van de bewoording “In geval van ernstige twijfel omtrent het opmaken van de
akten van de burgerlijke stand kan de ambtenaar van de burgerlijke stand de procureur des
Konings verzoeken hierover advies uit te brengen.” streefde de wetgever ernaar de
adviesverzoeken van de ambtenaren van de burgerlijke stand te beperken tot de situaties die
aan de hiernavolgende cumulatieve voorwaarden beantwoorden:
1.1. De omschrijving “opmaken van een akte van de burgerlijke stand”
Overeenkomstig de voorbereidende parlementaire documenten [dient] de “opmaak” van de
akte (…) ruim geïnterpreteerd te worden, in die zin dat niet alleen advies gevraagd kan
worden over de opmaak, maar ook over wijzigingen, vernietiging, .. van akten van de
burgerlijke stand” (Parl. Doc. Kamer 54/2919/001, p. 95).
Een dergelijke soepele interpretatie stelt het openbaar ministerie evenwel niet in de mogelijkheid om advies te verlenen over andere materies dan louter de opmaak van een akte, en dus zelfs niet voor materies die hier nauw mee verweven zijn. Zo kan het openbaar ministerie bijvoorbeeld geen advies over fiscale aangelegenheden uitbrengen.
1.2. Het begrip “ernstige twijfel”
Zelfs al wordt noch in de wet noch in de voorbereidende parlementaire documenten
verduidelijkt wat nu precies onder “ernstige twijfel” begrepen dient te worden, dan nog kan er
van een dergelijke twijfel geen sprake zijn indien de ambtenaar zelf louter de wettelijke met
zijn ambt verbonden taken vervult. Op grond van artikel 36 van het Burgerlijk Wetboek wordt
hem immers op een specifieke en persoonlijke manier de verantwoordelijkheid voor zijn eigen
ambt toevertrouwd, die hij bijgevolg niet kan delegeren onder het voorwendsel van een
adviesverzoek aan het openbaar ministerie.
De controleopdracht die overeenkomstig artikel 40 van het Burgerlijk Wetboek aan het openbaar ministerie toegekend wordt, kan dan weer bezwaarlijk gelijkgesteld worden met louter een adviesbevoegdheid, hoewel dit in de praktijk zo wel degelijk op een systematische manier door enkele ambtenaren van de burgerlijke stand geïnterpreteerd lijkt te worden.
Een ambtenaar van de burgerlijke stand zou dus enkel nog om het advies van het openbaar
ministerie mogen verzoeken wanneer er, na uitputting van zijn eigen administratieve
procedures, nog ernstige twijfel bestaat over de manier waarop hij een problematische akte
dient op te maken, wat daarenboven impliceert dat de betrokken ambtenaar voorafgaandelijk,
en zonder positief gevolg, volgende documenten en diensten dient geraadpleegd te hebben:
- de ter zake van toepassing zijnde teksten (Burgerlijk Wetboek, Wetboek van de Belgische
Nationaliteit, omzendbrieven, … ) en beschikbare documentatie (JustFamNat-platform,
naslagwerken met rechtsleer en rechtspraak, … );
- de eigen interne diensten: juridische dienst, … ;
- externe diensten, bijvoorbeeld:
o FOD Justitie: dienst Familierecht en Burgerlijke Stand, Dienst Nationaliteit, en
eveneens de door artikel 31 van het Wetboek van Internationaal Privaatrecht
opgerichte Centrale Autoriteit Burgerlijke Stand, die een eenduidig advies kan
verlenen over de erkenning van authentieke buitenlandse akten.
o uw organisatie van ambtenaren van de burgerlijke stand.
2. Praktische modaliteiten van het verzoek
Een ambtenaar van de burgerlijke stand mag nooit een rechtszoekende naar het openbaar
ministerie doorverwijzen voor een adviesverzoek waarvoor hijzelf als enige bevoegd is. Het
College van Procureurs-generaal herinnert in dit opzicht aan artikel 297 van het Gerechtelijk
Wetboek, dat uitdrukkelijk het volgende bepaalt: “De leden van de hoven, rechtbanken,
parketten en griffies mogen mondeling noch schriftelijk de verdediging van de partijen voeren
en mogen hun geen consult geven.”
De ambtenaar van de burgerlijke stand die overeenkomstig artikel 37 van het Burgerlijk Wetboek een adviesverzoek formuleert, dient dan ook volgende elementen in acht te nemen.
1° Het verzoek moet schriftelijk aan het parket gericht worden. Bij hoogdringendheid kunnen
de parketdiensten vanzelfsprekend steeds telefonisch gecontacteerd worden. Niettemin moet
het verzoek schriftelijk bevestigd worden. Bij voorkeur worden de verzoeken ook via e-mail
verzonden.
2° Het probleem dient op een minutieuze manier uiteengezet te worden, met vermelding van
de redenen waarom er ernstige twijfel blijft bestaan over de mogelijke oplossing.
3° De ambtenaar van de burgerlijke stand dient een kopie van alle relevante documenten
waarover hij beschikt mee te sturen.
3. Verlenen van het advies door het parket
Indien de eerste twee punten nageleefd worden, dan zal het openbaar ministerie
vanzelfsprekend aan het verzoek van de ambtenaren van de burgerlijke stand gevolg geven.
Het verlenen van advies valt trouwens onder de controleopdracht die overeenkomstig artikel
40 van het Burgerlijk Wetboek aan het openbaar ministerie toevertrouwd werd.
Hoewel de wet geen vormvereisten noch een termijn oplegt waarin het advies verstrekt moet worden, zal het openbaar ministerie het advies schriftelijk (en eveneens bij voorkeur via email) en zo snel mogelijk aan de ambtenaar van de burgerlijke stand bezorgen.
Het College van Procureurs-generaal vraagt u bijgevolg om de ambtenaren van de burgerlijke stand die lid van uw organisatie zijn, op de hoogte van deze principes te brengen. Het College zal van zijn kant de procureurs des Konings herinneren aan hun verplichting om overeenkomstig artikel 37 van het Burgerlijk Wetboek aan de adviesverzoeken van de ambtenaren van de burgerlijke stand gevolg te geven.
Ik hoop dat dankzij deze aandachtvestiging niet alleen de lokale meningsverschillen opgelost kunnen worden, maar ook de bestaande constructieve samenwerking tussen de parketten en ambtenaren van de burgerlijke stand kan geoptimaliseerd worden.
Met de meeste hoogachting,
De procureur-generaal,
E. DERNICOURT
Voorzitter van het College
Het origineel de brief kan u hier nalezen.