Nieuwe Frequently Asked Questions (FAQs) DABS

Op basis van de vragen en opmerkingen die de DABS de voorbije maand ontvangen heeft, zijn de FAQs geüpdatet met enkele heel frequent voorkomende vragen en antwoorden. bv. wat moet ik doen als het niet lukt een huwelijksakte te ondertekenen, mag ik akten verwijderen met een nietigverklaring, welke bijlagen moeten opgenomen worden, wat moet ik doen als bij de opmaak van een nieuwe akte wordt geconstateerd dat er een verschil is in persoonsgegevens tegenover de oudere akte en wat als de bijwerkingen in het Rijksregister niet automatisch worden uitgevoerd.

Zie hieronder deze nieuwe vragen en antwoorden of raadpleeg de complete versie van de FAQs op de website van de DABS.

DABS – Nieuwe Frequently Asked Questions – 6 mei 2019

1. Wat moet ik doen als het niet lukt om een huwelijksakte te ondertekenen?
2. Mag een huwelijksakte worden voorbereid door een medewerker, ook al kan deze de akte niet tekenen?
3. Mag ik akten verwijderen met een nietigverklaring als ik een fout gemaakt heb bij het opstellen van de akte?
4. Hoe moeten echtscheidingen en adopties van voor 31 maart 2019 gemigreerd worden?
5. Wanneer moeten geboorteaktes worden gemigreerd bij de opmaak van andere akten?
6. Welke bijlagen moeten worden opgenomen bij andere akten?
7. Wat moet ik doen als bij de opmaak van een nieuwe akte wordt geconstateerd dat er een verschil is in persoonsgegevens tegenover de oudere akte?
8. Wat als de bijwerkingen in het Rijksregister niet automatisch worden uitgevoerd?
9. Moet ik een prenatale erkenningsakte opnemen bij de geboorteakte?

1. Wat moet ik doen als het niet lukt om een huwelijksakte te ondertekenen?
Er kunnen verschillende oorzaken zijn die belemmeren dat een huwelijksakte kan worden getekend. De meest voorkomende problemen zijn gerelateerd aan het ontbreken van de noodzakelijke gebruikersrechten voor de ambtenaar van de burgerlijke stand in RRN Admin.
Controleer daarom of de ABS die de akte wenst te ondertekenen wel de juiste hoedanigheid heeft om huwelijksakten te kunnen tekenen en of de persoon correct gekend is bij RRN Admin.
Volg ook steeds de volgende stappen bij het opstellen en ondertekenen van een huwelijksakte:
(1) De ABS dient zelf, via zijn of haar eigen identiteitskaart, in te loggen in de DABS;
(2) Breng de akte eerst naar de status "validate for signature" en daarna naar "ready for signature";
(3) Controleer of de getoonde te ondertekende akte de juiste gegevens bevat, inclusief de naam van de ABS die zal ondertekenen;
(4) Onderteken de akte.

Opgelet: als een medewerker de huwelijksakte voorbereidt, mag deze de akte enkel brengen tot de status "validate for signature". Het Rijksregister van de persoon die inlogt, wordt immers gebruikt om de akte te ondertekenen. Indien de persoon die probeert te tekenen niet de correcte hoedanigheid bezit, zal de akte niet ondertekend kunnen worden.

2. Mag een huwelijksakte worden voorbereid door een medewerker, ook al kan deze de akte niet tekenen?
Als een medewerker de huwelijksakte voorbereidt, mag deze de akte enkel brengen tot de status "validate for signature". Het Rijksregister van de persoon die inlogt, wordt immers gebruikt om de akte te ondertekenen. Indien de persoon die probeert te tekenen niet de correcte hoedanigheid bezit, zal de akte niet ondertekend kunnen worden.
Om de huwelijksakte te tekenen, moet de ambtenaar van de burgerlijke stand inloggen in het systeem met zijn of haar eigen identiteitskaart.

3. Mag ik akten verwijderen met een nietigverklaring als ik een fout gemaakt heb bij het opstellen van de akte?
Neen. De nietigverklaring is een rechterlijke beslissing. Een akte verwijderen op basis van een nietigverklaring als deze niet is uitgesproken door de rechter, mag absoluut niet.
Als u een fout hebt begaan, maakt u een wijzigingsakte op basis van een materiële vergissing op om de fout in de akte recht te zetten indien de gemaakte vergissing voldoet aan de definitie van een materiële vergissing in art. 34 BW, namelijk:
- Een schrijf- of typfout in namen en voornamen; of
- Een fout in datum, plaats of uur van het rechtsfeit of de rechtshandeling die de akte vaststelt.
Indien de gemaakte vergissing niet voldoet aan de wettelijke definitie van een materiële vergissing, moet de verbetering van de akte of de volledige nietigverklaring ervan worden bekomen via een vonnis van de rechtbank (art. 35, §1 BW).

4. Hoe moeten echtscheidingen en adopties van voor 31 maart 2019 gemigreerd worden?
Echtscheidingen en adopties van voor 31 maart 2019 kunnen worden gemigreerd door een akte van echtscheiding of van adoptie op te stellen met de overschrijving van het afschrift van het vonnis als bijlage bij de akte. Bij de datum van opstellen moet in dit geval de datum van het feit worden ingegeven.
Let wel: de migratie van een echtscheidingsakte is zelden noodzakelijk, zeker niet voor het samenstellen voor huwelijksdossiers.

5. Wanneer moeten geboorteaktes worden gemigreerd bij de opmaak van andere akten?
De migratie van een geboorteakte die nog niet gemigreerd is in de DABS, is wettelijk verplicht bij de opmaak van drie verschillende akten:
- Een huwelijksakte;
- Een akte van erkenning (de geboorteakte van het kind);
- Een akte van nationaliteit.
Op vraag van de griffier worden de geboorteakten van de kinderen gemigreerd bij de opstart van een procedure tot echtscheiding.
Ook bij een akte van voornaams- of naamsverandering moet de geboorteakte worden gemigreerd als dit nog niet gedaan is, tenzij een CGVS-attest wordt voorgelegd als geboorteakte. Daarvan wordt immers geen akte in de DABS opgesteld.

6. Welke bijlagen moeten worden opgenomen bij andere akten?
Krachtens artikel 15, 1ste lid, BW, mogen bijlagen slechts in de DABS worden ingevoerd voor zover ze niet beschikbaar zijn in een andere authentieke bron. Hier vindt u een lijst met wettelijke bijlagen, wanneer deze als bijlagen mogen worden ingevoerd en bij welke akten.

7. Wat moet ik doen als bij de opmaak van een nieuwe akte wordt geconstateerd dat er een verschil is in persoonsgegevens tegenover de oudere akte?
Indien er een verschil is in persoonsgegevens tussen twee akten van dezelfde persoon, kan het gaan om vier verschillende gevallen:
(1) Indien de oudere gemigreerde akte niet werd bijgewerkt met een latere wijziging (voornaamsverandering, naamsverandering, erkenning, adoptie, …), dient dit alsnog te gebeuren. Een Belgische akte die de wijziging tot stand brengt, wordt eveneens gemigreerd en geeft aanleiding tot het opmaken van een gewijzigde akte van de akte waarin het verschil in persoonsgegevens werd vastgesteld. Een buitenlandse akte of beslissing met een latere wijziging geeft aanleiding tot opmaak van de geëigende basisakte (bv. akte van (voor)naamsverandering, erkenningsakte, …) die automatisch verbonden wordt met de akte waarin het verschil in persoonsgegevens werd vastgesteld of waarvan een gewijzigde akte (bv. rechterlijke beslissing die afstamming wijzigde) wordt gemaakt.
(2) Indien de metagegevens in de DABS niet overeenstemmen met de gegevens in de gemigreerde akte moet de akte opnieuw worden gemigreerd door de gemeente die de akte origineel migreerde met de invoer van de correcte metagegevens.
Voorbeeld: in de originele gemigreerde akte staat de naam “Béa Mertens”, terwijl in de metagegevens het accent is vergeten en de persoon “Bea Mertens” heet. De gemeente die de akte origineel gemigreerd heeft met foutieve metagegevens, moet de akte opnieuw migreren met voornaam “Béa” als correcte metagegevens.
(3) Indien de metagegevens wel overeenstemmen met de gegevens in de gemigreerde akte, maar de informatie blijkt niet te kloppen op basis van een eerdere akte, moet een wijzigingsakte worden opgemaakt op basis van een materiële vergissing op voorwaarde dat de vergissing voldoet aan de wettelijke definitie van een materiële vergissing in art. 34 B.W.
Voorbeeld: zowel in de originele gemigreerde akte als in de metagegevens staat de persoon gekend als “Bea Mertens”. Op basis van eerdere akten (bijvoorbeeld de geboorteakte), blijkt evenwel dat de naam een schrijffout bevat: de juiste voornaam is immers “Béa” met accent. In dit geval moet een wijzigingsakte op basis van een materiële vergissing worden opgemaakt met de juist gespelde voornaam.
(4) Indien de informatie op een akte niet blijkt te kloppen en de fout op de akte voldoet niet aan de wettelijke definitie van een materiële vergissing, moet een vonnis van verbetering van de akte worden bekomen via de rechtbank (art. 35 B.W.).

8. Wat als de bijwerkingen in het Rijksregister niet automatisch worden uitgevoerd?
Momenteel zijn de bijwerkingen in het Rijksregister enkel actief voor geboorten (collecte), huwelijk en overlijden. U moet dan zelf niets doen, op het correct zetten van de gezinsbinding en de annulatie van de e-ID (bij overlijden) na. Er is een centrale dienst die ervoor instaat om geweigerde bijwerking toch uit te voeren. Eventueel zal daarvoor worden teruggekoppeld naar de gemeente van opmaak om de nodige gegevens op te vragen.

9. Moet ik een prenatale erkenningsakte opnemen bij de geboorteakte?
Het nummer van de prenatale erkenningsakte moet worden ingegeven in de geboorteakte als er een prenatale erkenning heeft plaatsgevonden. Indien de prenatale erkenning nog niet werd gemigreerd naar de DABS, moet deze worden gemigreerd.