FAQ Modernisering en informatisering van de burgerlijke stand

U kan deze faq ook downloaden in word of pdf.

1. Kunnen niet-Belgen voortaan vragen om hun buitenlandse akten in te schrijven in de DABS? Moeten we alle voorgelegde buitenlandse akten voortaan in de DABS opnemen? Kunnen we zien welke buitenlandse akten geweigerd worden?

In tegenstelling tot vroeger worden voortaan ook buitenlandse akten van niet-Belgen opgenomen in de DABS. Dat is een grote nieuwigheid, te meer omdat inderdaad alle voorgelegde buitenlandse akten (of gerechtelijke beslissingen trouwens) voortaan worden opgenomen in de DABS.

In de DABS zijn er twee onderscheiden manieren om buitenlandse akten of gerechtelijke beslissingen te op te nemen:

1. De opmaak van een (Belgische) akte van de burgerlijke stand in de DABS op basis van een buitenlandse akte.

Deze akte geldt als akte van de burgerlijke stand met volledige bewijskracht en is te vergelijken met de vroegere overschrijving (oud art. 48 BW). Niet-Belgen kunnen in tegenstelling tot Belgen niet rechtstreeks de ABS verzoeken om een akte op basis van een buitenlandse akte op te maken, maar in welbepaalde gevallen (adoptie, buitenlandse akte of beslissing nodig voor de opmaak van een andere akte, wijzigen van bestaande akten) moet de ABS toch een akte op basis van een buitenlandse akte opmaken in de DABS en dit ongeacht de nationaliteit van de betrokkene(n).

Dit is bedoeld als administratieve vereenvoudiging voor burgers. Indien de betrokkene in de toekomst een afschrift of uittreksel in België dient voor te leggen van zijn buitenlandse akte, kan de betrokkene zich dus beroepen op een afschrift of uittreksel van de Belgische akte op basis van de buitenlandse akte. Hij dient dus niet terug te keren naar de afleverende autoriteit in het buitenland.

Belangrijk is ook dat wijzigingen kunnen verwerkt worden. De opmaak van de Belgische akte op basis van een uittreksel of afschrift van de buitenlandse akte verhindert niet dat er latere wijzigingen in de akte kunnen verwerkt worden. Bijgevolg zal een afschrift ook de historiek van na de opmaak van de Belgische akte vermelden, in de vorm van de metadata van de wijzigingen. Concreet kan die historiek dan bv. het volgende zijn: een erkenning, een verklaring van naamkeuze, een voornaamsverandering, een verbetering door een rechtbank, … Het kan dan gaan om zowel Belgische akten of beslissingen of in België erkende buitenlandse akten of beslissingen. Een afdruk van originele buitenlandse akte en, in voorkomend geval, de beëdigde vertaling ervan, zoals in de DABS opgenomen volgens art. 69, § 2 BW maakt integraal deel uit van het afschrift van een akte op basis van een buitenlandse akte.

Er zijn verschillende wettelijke basissen mogelijk, nl.:

1.1. Op de expliciete vraag van Belgen (art. 68 § 1 BW).

Dit was vroeger ook reeds mogelijk in de vorm van een overschrijving op basis van oud art. 48 BW.

De bevoegde ABS is krachtens art. 68 § 1 2° lid BW deze van inschrijving in de registers (BR, VR of WR) of bij gebreke hieraan de plaats van laatste inschrijving of bij gebreke hieraan Brussel.

Alvorens de akte op te maken op basis van een buitenlandse akte moet de ABS conform art. 31 (en desgevallend 25 en 27) WIPR de vreemde akte of (gerechtelijke) beslissing erkennen.

1.2. In geval van een (buitenlandse of binnenlandse) adoptie.

Ook vroeger kon reeds een buitenlandse geboorteakte van een geadopteerde (en de binnenlandse of buitenlandse adoptiebeslissing) worden overgeschreven (oud art. 368-1 BW), zelfs indien de adoptanten of geadopteerde niet de Belgische nationaliteit hadden. Een buitenlandse adoptie diende wel steeds voorafgaandelijk erkend en geregistreerd te worden door de federale centrale autoriteit adoptie (bij de FOD Justitie).

Ook de nieuwe regels (art. 368-1 § 1 BW) voorzien dat de buitenlandse geboorteakte kan geregistreerd worden in de DABS (ongeacht de nationaliteit van de geadopteerde) wanneer de adoptie in België is uitgesproken (van de binnenlandse adoptiebeslissing wordt een akte van adoptie opgemaakt) of erkend (door de federale centrale autoriteit adoptie).

Voor de buitenlandse adopties wordt de werkwijze aangepast. Krachtens art. 367-2 BW stuurt de centrale autoriteit adoptie, wanneer deze een buitenlandse adoptiebeslissing (ook van niet-Belgen) erkent en registreert, de gegevens nodig voor de opmaak van een akte van adoptie (op basis van de buitenlandse adoptiebeslissing) en voor de akte van geboorte (op basis van de buitenlandse akte) door aan de ABS die de akten opmaakt. Geboorte- en adoptieakte worden verbonden.

De bevoegde ABS is krachtens art. 368-1 § 2 BW deze van (1) de plaats van inschrijving in de registers (BR, VR, WR) van de geadopteerde of gebreke hieraan van de adoptant, adoptanten of één van hen) of (2) bij gebrek hieraan de actuele verblijfplaats van de geadopteerde of bij gebrek hieraan van de adoptant, adoptanten of één van hen) of (3) bij gebrek hieraan Brussel.

1.3. Indien de buitenlandse akte wordt voorgelegd bij de opmaak van een andere (nieuwe) akte van de burgerlijke stand (art. 68 § 2 BW)

Dit is een zeer ruime en nieuwe bepaling die de ABS ertoe verplicht buitenlandse akten die hem voorgelegd worden wanneer hij een andere akte opmaakt te registeren in de DABS, ongeacht de nationaliteit van de betrokkene(n).

Voorbeeld: alle buitenlandse geboorteakten, overlijdensakten, echtscheidingsakten, huwelijksakten, erkenningsakten die voorgelegd worden in huwelijks-, nationaliteit- of erkenningsdossiers of nog bij de aangifte van geboorte voldoen aan deze voorwaarde.

De bevoegde ABS om de opmaak van de akte in de DABS op basis van een buitenlandse akte te verrichten is hier deze die de nieuwe akte van de burgerlijke stand opmaakt, en niet de algemeen bevoegde ABS uit art. 13 BW.

De buitenlandse akte geeft (na erkenning op basis van 27 en 31 WIPR) aanleiding tot de opmaak van de geëigende Belgische basisakte met als basis voor de opmaak van de akte een buitenlandse akte (art. 41 5° d) BW). De basis voor de opmaak van de akte wordt als bijlage in de DABS opgenomen. De nieuwe akte wordt desgevallend verbonden met de akte(n) die gewijzigd wordt(worden). De gewijzigde akte wordt eveneens door de ABS opnieuw gehandtekend (art. 18 § 1 en 19 BW).

1.4. Wanneer bestaande Belgische akten wijzigingen ondergaan op basis van buitenlandse akten of buitenlandse gerechtelijke of administratieve beslissingen.

Het behoort immers tot de doelstellingen van de burgerlijke stand en de DABS om de wijzigingen in de burgerlijke staat bij te houden (art. 6 § 1 1e streepje BW en art. 71 1° en 2° BW). Indien de akten van de burgerlijke stand in de DABS niet zouden bijgewerkt worden, komt het bewijs van de staat van de persoon in gedrang.

Een heel gamma van voorbeelden is denkbaar: een buitenlands gerechtelijke beslissing die de afstamming wijzigt, een buitenlandse gerechtelijke of administratieve beslissing die de naam van een persoon wijzigt, een buitenlandse nietigverklaring of echtscheiding op een Belgisch huwelijk, een erkenning van vaderschap op een Belgische geboorteakte enz. Dit geldt evenzeer ongeacht de nationaliteit van diegenen op wie de bestaande akten in de DABS betrekking had.

De bevoegde ABS is steeds de algemene (art. 13 BW).

Er zijn drie werkwijzen:

1.4.1. Een buitenlandse gerechtelijke beslissing die een afstamming betwist en/of een afstammingsband vaststelt of een naams- en voornaamsverandering tot stand brengt (in sommige landen behoort dit tot de rechterlijke macht) geeft overeenkomstig art. 31 § 1 BW na erkenning (ingevolge art. 25 en 31 WIPR) aanleiding tot de opmaak van een gewijzigde akte (een nieuwe versie van de bestaande akte in de DABS). De ABS vermeldt de referentie van de gerechtelijke beslissing en voegt deze als bijlage toe. De ABS handtekent ook de gewijzigde akte (art. 31 § 3 BW).

Voorbeeld: vonnis vaststelling vaderschap wordt voorgelegd, Belgische geboorteakte heeft enkel een moederlijke afstamming, na erkenning (art. 25 WIPR) wordt een gewijzigde geboorteakte opgemaakt (gegevens vader worden ingevuld) met referentie naar het vonnis dat als bijlage wordt opgeladen.

1.4.2. Andere buitenlandse gerechtelijke beslissingen of administratieve beslissingen (van naamswijziging bv.) geven (na erkenning op basis van naargelang art. 25 en 31 WIPR) aanleiding tot de opmaak van de geëigende Belgische basisakte (art. 70 BW) met als basis voor de opmaak van de akte een gerechtelijke of administratieve beslissing (art. 41 5° e) BW). Criterium voor opname in de DABS voor zover de beslissing een wijziging van de staat van de persoon tot gevolg heeft. De basis voor de opmaak van de akte wordt als bijlage in de DABS opgenomen. De nieuwe akte wordt verbonden met de akte(n) die gewijzigd wordt(worden). De gewijzigde akte wordt eveneens door de ABS opnieuw gehandtekend (art. 18 § 1 en 19 BW).

Voorbeeld: een buitenlandse echtscheiding geeft aanleiding tot opmaak van een akte van echtscheiding met als basis de buitenlandse gerechtelijke beslissing, ze wordt verbonden met de huwelijksakte in de DABS.

1.4.3. Buitenlandse akten die een akte van de burgerlijke stand opgenomen in de DABS wijzigen geven (na erkenning op basis van art. 27 en 31 WIPR) aanleiding tot de opmaak van de geëigende Belgische basisakte (art. 68 § 2 BW zoals gewijzigd door art. 166 13° van de Wet van 21/12/2018) met als basis voor de opmaak van de akte een buitenlandse akte (art. 41 5° d) BW).

De basis voor de opmaak van de akte wordt als bijlage in de DABS opgenomen. De nieuwe akte wordt verbonden met de akte(n) die gewijzigd wordt(worden). De gewijzigde akte wordt eveneens door de ABS opnieuw gehandtekend (art. 18 § 1 en 19 BW).

Voorbeeld: een buitenlandse erkenning van een buitenlands kind in België geboren en er ingeschreven geeft aanleiding tot opmaak van een akte van erkenning met als basis de buitenlandse beslissing, ze wordt verbonden met de geboorteakte in de DABS die erdoor gewijzigd wordt, de gewijzigde akte wordt ondertekend door de ABS.

2. De registratie bij voorlegging buitenlandse akten of gerechtelijke beslissingen ter erkenning (art. 71 1e lid 4° BW en art. 31 WIPR)

Dit houdt in dat elke buitenlandse akte of beslissing ongeacht de nationaliteit van de betrokkene(n) die wordt aangeboden ter inschrijving in de bevolkingsregisters of voor de opmaak van een akte op basis van de buitenlandse akte steeds in de DABS wordt geregistreerd, ook wanneer er geen akte op basis van de buitenlandse akte kan opgemaakt worden en de akte of beslissing louter wordt voorgelegd ter aanpassing van de bevolkingsregisters.

Het gaat om een loutere registratie met melding of de akte/beslissing werd erkend, geweigerd of de erkenning ervan nog in onderzoek is. Op die manier ontstaat een depot of verzameling van buitenlandse akten en beslissingen waarvan de erkenning in België in onderzoek is of werd onderzocht en met welk resultaat.

Een eventueel advies van de centrale dienst burgerlijke stand bij de FOD Justitie moet eveneens opgenomen worden in een dergelijke registratie.

Opgelet: het is waarschijnlijk dat deze tweede functionaliteit – in tegenstelling tot het opmaken van een akte op basis van een buitenlandse akte – nog niet onmiddellijk technisch voorzien is bij de opstart van de DABS. Ook de centrale dienst burgerlijke stand bij de FOD Justitie is nog in oprichting en kan nog niet meteen bevraagd worden. Het is trouwens enkel de bedoeling deze te bevragen bij ernstige twijfel, zoniet kan de beslissing tot erkenning of niet-erkenning door de gemeente zelf genomen worden en geregistreerd.

Wanneer een aldus erkende akte/beslissing nadien aanleiding kan geven tot opmaak van een akte op basis van een buitenlandse akte/beslissing (een “upgrade” als het ware naar punt 1 van het antwoord), kan vertrokken worden van de registratie van de erkende akte/beslissing.

Zie voor meer informatie ook het werkproces “Verwerken buitenlandse akten/beslissingen” https://www.gemeente-processen.be/processen/vlavabbs-burgerzaken-werkprocessen/. (paswoord VLAVABBS)

2. Belgische echtscheidingen (= echtscheidingen uitgesproken door een Belgische gerechtelijke instantie) geven aanleiding tot elektronische meldingen bij de huwelijksakten in de DABS. Hoe kan de griffier weten of de huwelijksakte is opgenomen in de DABS en wat gebeurt er met echtscheidingen waarvoor er geen huwelijksakte is opgenomen in de DABS?

Overeenkomstig art. 32 BW geven echtscheidingen uitgesproken in België aanleiding tot een elektronische melding aan de huwelijksakte zonder enige tussenkomst van de ABS. De melding van echtscheiding wordt onder verantwoordelijkheid van het beheerscomité opgemaakt, voorzien van een elektronisch zegel en verbonden met de huwelijksakte waarop ze betrekking heeft.

De huwelijksakte in de DABS kan verschillende verschijningsvormingen (=basis) hebben: - een Belgisch huwelijk afgesloten na 1/1/2019 (art. 165/1 BW) - een buitenlandse huwelijksakte waarvoor in de DABS een akte van huwelijk werd opgemaakt met als basis de buitenlandse akte (art. 41 5° d) BW) - een Belgisch huwelijk afgesloten voor 1/1/2019 en gemigreerd in de DABS (art. 109 Wet diverse bepalingen burgerlijk recht…) - een buitenlandse huwelijksakte overgeschreven in de registers van de burgerlijke stand op basis van oud art. 48 BW en gemigreerd in de DABS (art. 109 18-06-2018)

De griffier moet bij de voorbereiding van het echtscheidingsdossier controleren dat de voor te leggen huwelijksakte opgenomen is in de DABS. Hij heeft daartoe toegang tot de DABS (art. 78 4° BW). Indien de griffier vervolgens vaststelt dat de huwelijksakte (van een in België voltrokken huwelijk of een in België overgeschreven buitenlands huwelijk telkens van voor de inwerkingtreding van de DABS) niet opgenomen is in de DABS, dient hij de migratie ervan te vragen in de DABS aan de ABS die er houder van is (art. 1254 en 1288bis Ger.W.). Dezelfde regeling geldt trouwens voor de voor te leggen geboorteakten.

Wanneer het om een buitenlandse huwelijksakte gaat verzoekt de griffier de verzoekende partij om een akte van huwelijk te laten opmaken op basis van de buitenlandse akte door de bevoegde ABS (art. 1254 § 2 3e lid GerW zoals aangepast door art. 174 van de Wet van 21/12/2018). Op die manier kan de rechterlijke beslissing die de echtscheiding uitspreekt via elektronische melding in de DABS worden verwerkt en hoeft er door de ABS geen aparte akte van echtscheiding opmaakt (als noodoplossing voorzien in art. 1275 § 2 3e lid en 1303 3e lid GerW).

3. Wat gebeurt er als door omstandigheden – technisch probleem of elektronische identiteitskaart vergeten bv. – de huwelijksakte niet onmiddellijk kan gehandtekend worden door de ABS (burgemeester of schepen) op de dag van het afsluiten van het huwelijk. Zal als huwelijksdatum de datum van de ondertekening van de akte verschijnen?

Het huwelijk komt tot stand door de verklaring van de partijen dat zij mekaar aannemen tot echtgenoten en de verklaring van de ABS dat zij in naam van de wet door het huwelijk verbonden zijn. De ABS maakt hiervan zonder vertraging de akte op in de DABS (art. 165/1 BW).

De huwelijksdatum als gegeven in de huwelijksakte (art. 54 2° BW) dient steeds de datum van de verklaringen van de echtgenoten en de ABS te zijn. De akte van huwelijk moet zonder vertraging worden opgemaakt, dit is – omwille van redenen van overmacht op technisch vlak of vergetelheid – niet noodzakelijk de dag van de voltrekking van het huwelijk, al verdient het aanbeveling de akte diezelfde dag op te maken. De ABS die het huwelijk voltrokken heeft moet in elk geval de akte van huwelijk handtekenen, elke dag verder uitstel is risicovol en dient zo veel als mogelijk vermeden te worden. We weten dat de omstandigheden in een trouwzaal op technisch vlak vaak anders zijn dan in de eigenlijke lokalen van de administratie en daarom biedt de vermelding “zonder vertraging” een praktische oplossing.

Technisch krijgt de elektronische handtekening van de ABS (art. 18 BW) steeds een time stamp (waaronder de datum) mee. Deze laatste datum zal echter niet de huwelijksdatum als gegeven in de huwelijksakte overschrijven of vervangen.

4. Wanneer de griffier op basis van art. 1275 § 2 3e lid of 1303 3e lid GerW een vonnis of arrest van echtscheiding dient over te maken aan de bevoegde ambtenaar van de burgerlijke stand maar er zijn meerdere bevoegd, welke ABS krijgt dan het vonnis of arrest ter verwerking bezorgd?

De DABS zal – wanneer twee ambtenaren van de burgerlijke stand gelijktijdig bevoegd zijn – technisch bepalen welke van de twee de gegevens overgemaakt krijgt.

Op te merken valt dat deze situatie een uitzondering zal zijn, omdat de meeste echtscheidingen via een automatische melding zullen verwerkt worden (zie vraag 2).

5. Er wordt een aangifte van huwelijk gedaan in gemeente X. Eén van de partners woont in een andere gemeente Y, hij legt zijn buitenlandse geboorteakte voor die moet opgenomen worden in de DABS (art. 68 § 2 BW). Welke ABS is bevoegd, de algemene (art. 13 BW) of de ABS waar de huwelijksaangifte wordt gedaan? Moet m.a.w. de ABS van gemeente X aan gemeente Y vragen om de akte op te laden?

Het antwoord wordt reeds gegeven in art. 68 § 2 BW: De ambtenaar van de burgerlijke stand maakt een akte bedoeld in paragraaf 1 [akte op basis van een buitenlandse akte] op indien hem een buitenlandse akte wordt voorgelegd bij de opmaak van een akte van de burgerlijke stand.

Dezelfde ABS wordt bedoeld: namelijk deze die de (nieuwe, andere) akte van de burgerlijke stand opmaakt is bevoegd om, indien hem (dezelfde ABS dus) daartoe een buitenlandse akte wordt voorgelegd, deze op te nemen in de DABS (juridisch een akte op te maken op basis van een buitenlandse akte).

Zie ook vraag 1.

6. Mag er wel een akte van echtscheiding opgemaakt worden en gekoppeld worden aan de huwelijksakte opgenomen in de DABS op basis van een buitenlandse echtscheiding? Er is op dat moment toch geen sprake van de opmaak van een andere akte van de burgerlijke stand (art. 68 § 2 BW)?

Een buitenlandse echtscheiding (gerechtelijke of administratieve beslissing) kan steeds opgenomen worden in de DABS als akte van echtscheiding met als basis de buitenlandse gerechtelijke of administratieve beslissing (art. 41 5° e) BW en art. 70 BW).

Zie ook vraag 1.

7. Een geboorteattest van het Commissariaat-Generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen wordt voorgelegd bij een huwelijksaangifte. Kan dit attest opgenomen worden in de DABS? Indien niet wordt het dan een bijlage bij de huwelijksakte?

Het geboorteattest van het CGVS is geen (buitenlandse) akte van de burgerlijke stand. Er is geen basis voorzien (art. 41 5° BW) om een akte in de DABS op te maken op basis van het geboorteattest van het CGVS.

Het attest van het CGVS wordt ook niet als bijlage in de DABS opgenomen (art. 164/2 § 4 BW). Het origineel wordt teruggegeven aan de betrokkenen (art. 15 2e lid BW).

8. Kan een akte op basis van een buitenlandse akte opgemaakt worden in de DABS wanneer die buitenlandse akte voorligt in de vorm van een: - uittreksel van de buitenlandse akte uit op de rechtbank gedeponeerde stukken (huwelijks- of nationaliteitsdossiers) - geboorteakte uit het vreemdelingendossier van betrokkene - een uittreksel of internationaal uittreksel (en geen letterlijk afschrift)?

Artikel 68, §2 BW bepaalt dat de ABS een akte op basis van een buitenlandse akte van de burgerlijke stand die op de persoon betrekking heeft, opmaakt indien hem een buitenlandse akte wordt voorgelegd bij de opmaak of wijziging van een akte van de burgerlijke stand. Art. 68, §2 BW bepaalt niet expliciet van waar die akte moet komen, al zal dit in de praktijk de akte zijn die gebruikt voor de opmaak of wijziging van een akte van de burgerlijke stand.

Art. 69 § 2 zoals gewijzigd door art. 166 15° van de Wet van 21/12/2018 laat expliciet toe om een akte op basis van een buitenlandse akte op te maken wanneer die buitenlandse akte als uittreksel wordt voorgelegd.

De nieuwe wetgeving laat toe uittreksels van akten te gebruiken in dossiers van huwelijk (art. 164/2 § 1 2e lid BW), erkenning (art. 327/2 § 1 2e lid BW), adoptie voor wat de huwelijksakte betreft (art. 1231-28 § 1 4° en 1231-1/3 § 1 4° Ger.W.) en echtscheiding (art. 1254 § 2 4° en 5° Ger.W.). Bij voorlegging is de ABS verplicht een akte op basis van de buitenlandse akte op te maken (art. 68 § 2). Uiteraard moet de akte erkend worden (art. 27 en 31 WIPR).

Wat uittreksels betreft uit andere dossiers (rechtbank- of vreemdelingendossier), lijkt het VLAVABBS geen probleem om in het kader van het only once-principe reeds voorgelegde en aanvaarde documenten te hergebruiken voor zover de integriteit en onveranderlijkheid van de bewaring gegarandeerd zijn. Voor oudere akten moet ook nagekeken worden of deze nog in overeenstemming zijn met de huidige toestand en er dus geen discrepanties zijn in spelling, data enz. Het is echt wel van belang dat de inhoud van het voorgelegde document actueel is. De FOD Justitie bevestigt ook dat wanneer nadien een andere of recentere akte met een andere inhoud wordt voorgelegd, de akte op basis van de buitenlandse akte moet verbeterd worden. Tot de verbetering geldt in België de akte op basis van de buitenlandse akte.

Wat internationale meertalige uittreksels betreft (CIEC Conventie 16): in tegenstelling tot gewone uittreksels (die in sommige landen het enige zijn dat kan bekomen worden omdat er geen afschriften met historiek bestaan) kan in de plaats van een internationaal uittreksel meestal ook een afschrift bekomen worden. De FOD Justitie vindt het veiliger voor de opmaak van een akte op basis van een buitenlandse akte het afschrift te gebruiken (bv. met vertaalhulp uit de Europese Openbare Documenten Verordening zodat niet noodzakelijk een kostelijke beëdigde vertaling nodig is) en geeft de raad de internationale uittreksels als basis voor de opmaak te vermijden wanneer het niet anders kan. De wet laat wel het (internationaal) uittreksel toe.

9. Een koppel huwt in België en verhuist naar Spanje waar ze scheiden. De Spaanse echtscheiding wordt voorgelegd. Wie is de bevoegde ABS? Brussel?

Indien één van de partijen Belg is, kan het verzoek worden gericht aan de ABS van de laatste inschrijving in het BR, VR of WR (art. 68 § 1 2e lid BW).

Indien geen van de partijen Belg is (art. 70 BW), kan het verzoek worden gericht aan de algemene bevoegde ABS (art. 13 BW).

Zie ook vraag 1.

10. Worden de akte van aangifte van erkenning en de akte van aangifte van huwelijk in de DABS opgenomen of als bijlage bij de erkennings- of huwelijksakte in de DABS opgenomen? Indien niet, wat met de bewaring en bewaartermijn? Moeten de aangiften van huwelijk en erkenning aan de burgers afgeleverd worden?

De akte van aangifte van erkenning en de akte van aangifte van huwelijk worden vervangen door een (document van) aangifte dat de ABS ondertekent (art. 164/1 en 327/1 BW). Bij KB wordt een model van aangifte opgelegd (te publiceren).

Er is niet voorzien in de wet dat de aangifte aan de mensen moet afgeleverd worden, niets staat het verkrijgen van een kopie in de weg (bv. om visum aan te vragen om in België te huwen op een Belgisch consulaat).

De beide aangiften worden niet aangemaakt in de DABS (geen wettelijke basis voorzien) maar in de eigen software. Ze worden evenmin als bijlage in de DABS toegevoegd (art. 164/2 § 4 BW voorziet dit niet). Er geldt enkel een administratieve bewaartermijn door de gemeente (doorgaans is dit minimum 5 jaar, deze termijnen worden bepaald in een selectielijst van het Rijksarchief voor de gemeenten die moet aangepast worden).

11. Indien er getuigen bij het huwelijk aanwezig zijn, en deze hebben hun woonplaats in het buitenland, hoe gaan de gegevens van hen in de akte kunnen ingevoerd worden? Zij hebben immers geen Rijksregisternummer.

De akte van huwelijk vermeldt in voorkomend geval, de naam, voornamen, de geboortedatum en geboorteplaats van de getuigen (art. 54 4° BW). De identificatie aan de hand van het Rijksregisternummer of het bisnummer (KSZ) is eveneens verplicht voor personen op wie de akte betrekking heeft (art. 41 § 2 BW).

Om de getuigen te kunnen opnemen met een Rijksregisternummer – hetzelfde geldt voor alle andere personen die in een akte voorkomen maar geen verblijfshouder zijn – wordt een nieuw register in het Rijksregister ingevoerd, met name het register van natuurlijke personen die vermeld worden in een akte van de burgerlijke stand opgemaakt door een ambtenaar van de burgerlijke stand, maar die niet het voorwerp uitmaken van een inschrijving of een vermelding in het Rijksregister van de natuurlijke personen in een andere hoedanigheid (art. 2 § 4 2° en art. 2ter van de Wet van 8/8/1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen zoals gewijzigd of ingevoerd door art. 3 en 5 van de Wet van 25/11/2018 houdende diverse bepalingen met betrekking tot het Rijksregister en de bevolkingsregisters – BS 13-12-2018).

De inschrijving in dit register geldt als een “vermelding in het Rijksregister” dit wil zeggen het gaat over personen die (nog) niet kunnen ingeschreven worden in de bevolkingsregisters, het vreemdelingenregister, het wachtregister of de consulaire registers maar wel voorkomen in een akte van de burgerlijke stand (art. 2 § 2 1e lid van de Wet van 8/8/1983 zoals gewijzigd door art. 3 van de Wet van 25/11/2018). Deze personen kunnen op geen enkel socio-economisch recht aanspraak maken enkel en alleen omdat ze voorwerp uitmaken van een vermelding in het Rijksregister (art. 2 § 2 2e lid van de Wet van 8/8/1983 zoals gewijzigd door art. 3 van de Wet van 25/11/2018). Ze krijgen wel een Rijksregisternummer toegekend bij hun eerste vermelding (art. 2 § 3 van de Wet van 8/8/1983 zoals gewijzigd door art. 3 van de Wet van 25/11/2018) en bepaalde gegevens worden ingevuld (art. 4quater van de Wet van 8/8/1983 zoals ingevoerd door art. 3 van de Wet van 25/11/2018). Het Rijksregisternummer wordt behouden wanneer deze personen later het voorwerp van een inschrijving in het Rijksregister zouden worden.

Deze oplossing van de “vermelding in het Rijksregister” brengt met zich mee dat elke persoon die opgenomen wordt in een akte van de burgerlijke stand voortaan een Rijksregisternummer krijgt en de aanmaak van bisnummers (KSZ) niet meer nodig is, wat praktisch een goede zaak is.

De aanmaak van het Rijksregister zal onmiddellijk via de software burgerlijke stand gebeuren.

12. Geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten kunnen op voorhand gemigreerd worden. Stel dat iemand in de toekomst een uittreksel of afschrift nodig heeft van een oude nationaliteitsakte, hoe kan dit dan afgeleverd worden, samengesteld uit de gegevens van het Rijksregister?

Enkel de hoofdakten kunnen in bulk gemigreerd worden. De bijzondere akten (overschrijvingen, nationaliteitsakten, ...) kunnen echter steeds – indien nodig wanneer ze een wijziging ondergaan of een uittreksel of afschrift moet afgeleverd worden – ad hoc gemigreerd worden.

Nationaliteitsakten worden praktisch bijna nooit opgevraagd. Er is ook een alternatief: een nationaliteitsbewijs afleveren uit het Rijksregister of een uittreksel uit de bevolkingsregisters met vermelding datum en reden van Belg worden. Indien toch een nationaliteitsakte moet afgeleverd worden voor een bijzonder doel kan deze niet samengesteld worden met gegevens uit het Rijksregister: een uittreksel of afschrift van een akte van de burgerlijke stand refereert enkel naar de akte zelf (de gegevens voor het afschrift zijn trouwens niet in het Rijksregister opgenomen). Een ad hoc migratie is dan noodzakelijk.

13. Kunnen er naast uittreksels en afschriften ook automatisch internationale uittreksels en vertaalhulpen gegenereerd worden uit DABS?

De DABS zal in de toekomst de internationale uittreksels van de CIEC-Conventies nr. 16 (Overeenkomst van Wenen van 8 september 1976 betreffende de afgifte van meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke stand, Wet 3/4/1997, BS 5/3/1998) en nr. 34 (Overeenkomst van Straatsburg van 14 maart 2014 inzake de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels uit en attesten van de burgerlijke stand en bijlagen, Wet 30/03/2017, BS 24/11/2017: nog niet in werking getreden bij gebrek aan een andere ratificatie door een CIEC-lidstaat en dus nog niet af te leveren) voorzien, dit wil zeggen dat ze rechtstreeks uit de DABS kunnen afgeleverd worden mits de akte op uittreksel-niveau gemigreerd werd. De CIEC-uittreksels zullen echter technisch nog niet van bij de opstart van de DABS ter beschikking zijn en dus voorlopig nog op de traditionele manier afgeleverd en ondertekend worden (conform de Wet van 3/4/1997). Het is niet duidelijk of dit ook plaatsonafhankelijk kan of enkel in de plaats van opmaak van de akte. Het lijkt VLAVABBS raadzaam– in belang van een faire verdeling van de werklast – de aanmaak van internationale uittreksels tot de gemeente van opmaak van de akte.

Op 16 februari 2019 treedt bovendien de Verordening (EU) 2016/1191 van 6 juli 2016 inzake de bevordering van het vrije verkeer van burgers door vereenvoudigde overlegging van bepaalde openbare documenten in de Europese Unie en tot wijziging van Verordening (EU) nr. 1024/2012 in werking (Publicatieblad van de Europese Unie 26/7/2016). Deze voorziet naast de afschaffing van de Apostille binnen de EU, in meertalige vertaalformulieren die bij een afschrift of uittreksel van een akte van de burgerlijke stand (trouwens ook bij de meeste bevolkingsattesten en het blanco uittreksel uit het strafregister) gevoegd worden om een beëdigde vertaling overbodig te maken. De vertaalhulpen zijn enkel geldig indien vergezeld van de originele akten/uittreksel/afschrift/attest en worden telkens opgemaakt in 2 talen (de taal van het originele document en de taal van de bestemmeling). De integratie van de vertaalhulpen – die wat de akten van de burgerlijke stand betreft doorgaans de gegevens hernemen van een uittreksel – in de DABS wordt geanalyseerd en voorzien in de toekomst. In afwachting dienen de gemeenten de vertaalhulpen af te leveren via het e-justice-portal van de Europese Commissie (zie VLAVABBS-Website).

14. Zal bij een geboorteaangifte in de toekomst ook nog een attest kraamgeld worden meegegeven of kunnen deze instanties ook terecht in DABS?

Het “Geboortebewijs om het kraamgeld te bekomen krachtens de wetgevingen inzake gezinsbijslag”, waarvan het model werd vastgelegd bij Omzendbrief (laatste versie: Omzendbrief van 27 maart 2000 Geboortebewijs af te leveren door de gemeentebesturen in het kader van de wettelijke bepalingen inzake gezinsbijslag, BS 27/03/2000) is sinds 1 januari 2019 zonder voorwerp door de regionalisering van de kinderbijslag. De bij KB vastgestelde inhoud (doorverwijzingen naar de kinderbijslagfondsen) is ook totaal niet meer in overeenstemming met de werkelijke situatie.

Navraag bij de nieuwe uitbetalingsinstellingen in Vlaanderen leerde dat het geboortebewijs niet meer nodig is, de uitbetaling gebeurt op basis van de aanvraag van betrokkenen en de inschrijving in het bevolkingsregister.

Het attest in het kader van de zwangerschaps- en rustvergoeding ten behoeve van het ziekenfonds (Art. 49 § 1 van de Verordening van 16/4/1997 (BW 26/11/1997) tot uitvoering van art. 80 § 1 5° van de Wet op de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging) en het attest voor de verplichte inenting tegen poliomyelitis (in uitvoering van het Koninklijk Besluit van 26 oktober 1966 waarbij de inenting tegen poliomyelitis verplicht gesteld wordt) blijven voorlopig bestaan en zullen uit de lokale softwarepakketten moeten afgeleverd worden.

Het is uiteraard wel de bedoeling het circuleren van attesten, uittreksels en afschriften in de toekomst wel te verminderen. Instanties dienen in eerste instantie via het Rijksregister (of een toegang tot de DABS de door hun benodigde gegevens zelf op te vragen (in het kader van de only once-regelgeving). Stap voor stap zal hier verder aan moeten gewerkt worden.

15. Wanneer de beambte bij de creatie van een akte een volledige naam vergeet over te nemen (bv. een tweede voornaam van een echtgenoot in een huwelijksakte of nog een voornaam bij het opmaken van de geboorteakte op basis van een buitenlandse akte), kan dit dan als schrijffout beschouwd worden en valt dit nog onder de verbetering van een materiële vergissing (art. 33 BW) of moet er een verbeterend vonnis uitgelokt worden (art. 35 BW)?

De verbetering door de ABS van een materiële vergissing (art. 33 BW) treedt in de plaats van de procedure tot verbetering van een materiële misslag na positief advies van de procureur des Konings (oud art. 99 en 100 BW). De bevoegde ABS is enerzijds de algemeen bevoegde (dus in eerste instantie diegene van de inschrijving in het bevolkings-, vreemdelingen-, of wachtregister, zie art. 13 BW) of de ABS van de plaats van opmaak van de akte (art. 33, § 1, 1e lid BW).

De verbetering door de ABS van een materiële vergissing is enerzijds soepelere doordat er geen toestemming meer aan de procureur des Konings moet gevraagd worden, maar anderzijds ook restrictiever doordat het toepassingsgebied van de materiële vergissing beperkter is dan van de materiële misslag (vooral door het schrappen van de oude mogelijkheid tot verbeteren van een verkeerde burgerlijke staat als deze uit andere akten anders blijkt te zijn).

De materiële vergissing houdt in dat een ABS, bij de opmaak van een akte van de burgerlijke stand, bij vergissing een gegeven heeft opgenomen in deze akte dat niet volledig overeenstemt met de vermelding van dit gegeven op de authentieke akten of officiële attesten die hij op dat ogenblik in zijn bezit had (art. 34 1e lid BW). Op deze basis zou eventueel het weglaten van een voornaam in een geheel van meerdere voornamen nog onder de materiële vergissing kunnen vallen, maar niet het volledig weglaten ervan.

Echter, de verduidelijking van de definitie laat geen twijfel: het moet gaan om een schrijf- of typfout in namen en voornamen. Het weglaten van namen en voornamen wordt niet vermeld (art. 34 2e lid 1e streepje BW). Het gaat voor nieuwe akten enkel om: een schrijf- of typfout in namen en voornamen (m.i.v. foutieve diakritische tekens zie memorie van toelichting 54K2919001 p. 90), een fout in datum, plaats of uur van het rechtsfeit of de rechtshandeling die de akte vaststelt (m.i.v. een foutief geslacht in de geboorteakte, zie memorie van toelichting 54K2919001 p. 90).

Voor oude akten gaat het om (art. 116 Wet van 18/6/2018): een schrijf- of tikfout in namen, voornamen en adressen, een fout in de datum van geboorte of overlijden als uit een geboorte- of overlijdensattest een andere datum blijkt, een fout in de datum van huwelijk, een fout met betrekking tot de in de akte vermelde ambtenaar van de burgerlijke stand, een verkeerde datum van opmaak van de akte.

Deze definities van de materiële vergissing moeten als restrictief en strikt beschouwd worden, ze werden in de wet ingeschreven op suggestie van de Raad van State (zie memorie van toelichting 54K2919001 p. 89). Het is dus zeer twijfelachtig of het niet opnemen van een tweede voornaam als een schrijffout (“faute d’orthographe” staat er in de Franse tekst, een spelfout, een fout in de schrijfwijze van een woord/naam) kan beschouwd worden. Een vonnis van verbetering is dus wettelijk noodzakelijk.

16. Er wordt een akte op basis van een buitenlandse akte opgenomen in de DABS. Een scan van de buitenlandse akte wordt eveneens opgenomen in de DABS. Geldt dit ook voor de beëdigde vertaling? Mag de buitenlandse akte in één van de drie landstalen aanvaard worden, ook in een ééntalige gemeente?

Ja (art. 69 § 2 BW), de akte moet worden opgenomen met de beëdigde vertaling. Dus scan van de originele buitenlandse akte én van de beëdigde vertaling worden als bijlage in de DABS opgenomen.

Een afschrift van een akte van de burgerlijke stand op basis van een buitenlandse akte vermeldt steeds de oorspronkelijke gegevens van de Belgische akte op basis van een buitenlandse akte (de ingevulde metagegevens) en de afdruk van de bijlagen (originele akte en beëdigde vertaling) en de eventuele metadata van latere wijzigingen (art. 28 § 3 BW zoals ingevoerd door art. 166 3° van de Wet van 21/12/2018).

Inzake het aanvaarden van de buitenlandse akten in één van de drie landstalen (ook in een ééntalige gemeente) kan geen definitief uitsluitsel worden gegeven. Het BW legt geen verplichting op om een vertaling voor te leggen. Het geeft de ABS wel de mogelijkheid om een vertaling te vragen (art. 164/2 § 7 of 327/2 § 7 BW). De akte zelf moet uiteraard steeds in de taal van het gebied worden opgemaakt (art. 13 § 1 Taalwet). De wetten op het taalgebruik in bestuurszaken spreken daarnaast nog van de overschrijving (art. 13 § 3 Taalwet): “Ieder gemeentebestuur schrijft de akten van de burgerlijke stand over in de taal van zijn gebied.”

Het systeem van de overschrijving is nu evenwel vervangen door het systeem van de opmaak van een akte op basis van een buitenlandse akte en de buitenlandse akte wordt nu niet meer overgeschreven, maar als bijlage bijgevoegd. Anderzijds bevat het afschrift wel ook de buitenlandse akte en in voorkomend geval de beëdigde vertaling. Dit terwijl de taalwetgeving bepaalt dat de berichten, mededelingen en formulieren die voor het publiek bestemd zijn uitsluitend in de taal van hun gebied worden gesteld. Vlaams (http://www.taalwetwijzer.be/bestuurszaken/het_homogeen_ nederlands_taalgebied.html) wordt over de communicatie van de burger naar de overheid vermeldt dat conform het decreet van 30 juni 1981 inwoners van het homogeen Nederlandse taalgebied uitsluitend Nederlands gebruiken in hun contacten met diensten die in het homogeen Nederlandse taalgebied gevestigd zijn en waarvan de werkkring alleen dat taalgebied omvat. Er zijn dus twee voorwaarden: de burger woont in het homogeen Nederlandse taalgebied en de dienst is ook gevestigd in dat taalgebied en oefent uitsluitend daar zijn bevoegdheden uit.

Uiteraard moet de ABS de buitenlandse akte kunnen verstaan en indien nodig een vertaling vragen. Op de vraag of buitenlandse akten in een andere landstaal (of het Engels bv.) mogen aanvaard worden in bijlage toegevoegd, is op dit moment geen antwoord mogelijk. Het is mogelijk in strijd met de taalwetgeving. Het Beheerscomité van de DABS kan daarvoor de Vaste Commissie voor Taaltoezicht consulteren om te weten of of de taalwetgeving niet aangepast moet worden (daar die nog van overschrijving spreek) en of bijlagen in een andere landstaal of Engels aanvaard kunnen worden als bijlage. De vertegenwoordigers van VLAVABBS zullen in het Beheerscomité in elk geval voorstellen dit verder uit te zoeken.

Het gebruiken van internationale uittreksels of EU-vertaalhulpen kan dit probleem deels verhelpen (met name voor de landen partij bij CIEC-Conventie 16 of EU-landen waarvoor de Openbare Documenten Verordening geldt). Het gaat om internationale instrumenten die primeren op nationale regelgeving. De vertaalhulpen moeten aanvaard worden als vertaalhulp (niet als beëdigde vertaling), maar aangezien de vertaalhulpen gehecht worden aan een akte kunnen ze mee opgenomen worden in de DABS. Voor meer informatie over de Openbare Documenten Verordening, zie de VLAVABBS-website.

17. Er wordt een huwelijksakte op basis van een buitenlandse akte opgenomen in de DABS. Mag de gemachtigde beambte deze handtekenen of uitsluitend de ABS? Mag de gemachtigde beambte een huwelijksakte handtekenen die opgemaakt is op basis van een proces-verbaal?

De ABS kan voor alle taken inzake het opmaken van akten van burgerlijke stand, met inbegrip van het afleveren van afschriften en uittreksels ervan, een speciale schriftelijke machtiging verlenen aan één of meer beambten van het gemeentebestuur. Deze machtiging is niet mogelijk voor de opmaak van de akte van huwelijk (art. 9 BW).

Met de opmaak van de akte van huwelijk wordt enkel de akte bedoeld die de ABS maakt nadat hij zelf het huwelijk voltrokken heeft (art. 165/1 BW). De gemachtigde beambte mag een huwelijksakte op basis van een buitenlandse akte wel opmaken (art. 68 BW). Er is ook geen probleem voor het opmaken van een huwelijksakte op basis van een proces-verbaal, De schepen die het huwelijk voltrok zou bv. ondertussen in de onmogelijkheid kunnen zijn om te handtekenen.

Wanneer de huwelijksakte wordt opgemaakt op basis van een proces-verbaal (dat uiteraard enkel kan opgemaakt worden indien het door uitzonderlijke omstandigheden onmogelijk is om een akte in gedematerialiseerde vorm op te maken, art. 14 3e lid BW), dient de ambtenaar van de burgerlijke stand die het huwelijk voltrok en het proces-verbaal handtekende de huwelijksakte op te maken (niet de gemachtigde beambte). Art. 9 2e lid maakt immers duidelijk de akte van huwelijk niet door de gemachtigde beambte kan worden ondertekend.

18. Vele gemeenten volgen de vervangingscascade niet bij belet van de ABS. Zo worden huwelijken verdeeld over de schepenen. Gaat dit strenger gecontroleerd worden? Betekent dit technisch gezien dat alle schepenen schrijfrecht moeten krijgen in DABS ten einde afwisselend de huwelijksakte te kunnen ondertekenen?

Bij verhindering van de ABS wordt deze tijdelijk vervangen door de burgemeester, een schepen of een raadslid in volgorde van hun benoemingen (art. 8 3e lid BW dat dezelfde regeling als van oud art. 126 Nieuwe Gemeentewet behoudt). Er komt daar geen strengere controle op, maar uiteraard is het de bedoeling dat de wetgeving gerespecteerd wordt.

Het is inderdaad zo dat de burgemeester en de schepenen schrijfrechten moeten krijgen in de DABS om huwelijken te kunnen voltrekken (de huwelijksakte te kunnen handtekenen met hun elektronische identiteitskaart). De ABS moet desgevallend steeds kunnen vervangen worden.

19. In het kader van een aangifte van huwelijk wordt de buitenlandse overlijdensakte voorgelegd van de echtgenoot van één van de aanstaande echtgenoten. Moet deze ook ingevolge art. 68 § 2 BW worden opgenomen in de DABS? Indien het een buitenlandse echtscheiding betreft moet de akte van echtscheiding in de DABS opgemaakt worden, maar moet dan ook de buitenlandse huwelijksakte worden gevraagd om de akte van echtscheiding te kunnen koppelen?

In een strikte interpretatie van art. 68 § 2 BW moet de buitenlandse overlijdensakte van de vorige echtgenoot opgenomen worden, al lijkt dit weinig zinvol. Een akte van echtscheiding hoeft niet verplicht gekoppeld te zijn met een huwelijksakte. Ook voor Belgische echtscheidingen is voorzien dat wanneer er geen huwelijksakte ter beschikking is een akte van echtscheiding op zich wordt opgemaakt (art. 1275 § 2 3e lid en 1303 3e lid Ger.W.). De akten van echtscheiding op basis van een buitenlandse akte kan dus op zich staan in de DABS, zonder koppeling met de huwelijksakte.

20. Kunnen ouders – gezien ze de geboorteakte niet meer hoeven te handtekenen – de aangifte van geboorte via e-mail doen?

De ouders zijn verplicht de aangifte van geboorte bij de ABS te doen (art. 43 § 1 BW), dit is vooralsnog in persoon. Bij KB kunnen in de toekomst wel de voorwaarden bepaald worden om een elektronische aangifte van geboorte in te voeren (art. 43 § 3 BW).

21. Hoe kunnen burgers afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand bekomen?

De afschriften en uittreksels worden steeds afgeleverd uit de DABS en ter authentificatie voorzien van het elektronisch zegel van de DABS (art. 29 § 2 2e lid en § 5 BW). Ze volgen een uniform model (art. 29 § 4 BW) vastgelegd bij KB (nog te publiceren).

Burgers kunnen ze bekomen bij elke gemeente (plaatsonafhankelijk) of rechtstreeks – wanneer de akte op henzelf betrekking heeft – bij de DABS (art. 29 § 2 BW). Burgers hebben ook leesrechten op de eigen akten (art. 78 1e lid 1° en 2e lid BW).

Gemeenten kunnen zoals voorheen een eigen digitaal loket ter beschikking stellen, zodat burgers zich niet alleen fysiek aan het loket hoeven aan te bieden.

Zie ook de Memorie van Toelichting (Document Kamer 54K2919001, p. 12): “Vanaf de opstart van de DABS zullen de digitale afschriften en uittreksels enkel nog afgeleverd kunnen worden via de DABS. Er kan wel nog steeds om aflevering ervan worden verzocht aan de ABS, maar ook rechtstreeks via de DABS op elektronische wijze”.

In geval de burger een akte opvraagt die nog niet beschikbaar is in de DABS, gaat er een notificatiebericht naar de gemeente die de akte opmaakte met de vraag deze te migreren naar de DABS.

22. Van een buitenlandse adoptie wordt er alleen maar een adoptievonnis en geen geboorteakte voorgelegd. Kan er een adoptieakte in de DABS worden gemaakt indien er geen geboorteakte is? Moet er een vervangende geboorteakte via de rechtbank gevorderd worden?

Het is belangrijk te onderstrepen dat de erkenning van buitenlandse adopties geen bevoegdheid is van de gemeenten, maar van de federale centrale autoriteit adoptie bij de FOD Justitie. Enkel de centrale autoriteit adoptie bij de FOD Justitie is bevoegd om een buitenlandse adoptie te erkennen en registreren. Dit geldt zowel voor oude als nieuwe buitenlandse adopties.

In het kader van de nieuwe wetgeving zullen het ook niet meer de adoptanten zijn die de stukken in verband met adoptie voorleggen, dan wel de federale centrale autoriteit adoptie bij de FOD Justitie zelf die via de DABS aan de bevoegde ABS (art. 367-2 en 368-1 BW) de informatie doorstroomt om de geboorteakte en adoptieakte op basis van een buitenlandse akte op te maken.

Zie ook vraag 1.

23. Mag de ambtenaar van de burgerlijke stand of een gemachtigde beambte van thuis uit elektronisch akten handtekenen?

Puur wettelijk is er daartegen geen bezwaar.

Het is een louter technische kwestie, waar al dan niet in voorzien wordt door de softwarefirma’s.

24. Kan je in de DABS de (lands)taal van je uittreksel kiezen?

De Memorie van Toelichting (Document Kamer 54K2919001) stelt:

“In principe kunnen de afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand opgemaakt na de inwerkingtreding van de DABS in alle landstalen worden afgeleverd. Voor deze nieuwe akten worden er immers geen beelden ingevoerd, maar enkel metagegevens: de gegevens die in een akte moeten voorkomen worden ingevuld in velden (bv. een veld voor naam, voornaam, datum van feit, …). De nieuwe akten zijn dus taalonafhankelijk gezien zij op de metadata gebaseerd zijn.

De ambtenaar van de burgerlijke stand maakt de akte, overeenkomstig de gecoördineerde wetten van 18 juli 1966 op het gebruik van de talen in bestuurszaken, op in de taal van zijn gebied. Daar in de DABS de akten en afschriften en uittreksels geuniformiseerd en gestandaardiseerd zijn, kunnen afschriften en uittreksels geraadpleegd in een Frans, Duits, Nederlandstalig of een meertalig sjabloon, en ook zo worden afgeleverd.

Indien een uittreksel uit een Franstalige akte van de burgerlijke stand in Vlaanderen wordt opgevraagd, zal dit bijgevolg in het Nederlands afgeleverd kunnen worden. Het zou absurd zijn om dit in het Frans af te leveren en dit te laten vertalen, daar de metagegevens dezelfde zijn.”

25. Kunnen buitenlandse huwelijken waarbij minstens 1 Belg betrokken is automatisch opgenomen worden in de DABS, dus ook zonder verzoek van de betrokken Belg?

Dat is niet voorzien in de wet. De opname als akte op basis van een buitenlandse akte kan enkel op verzoek van de betrokken Belg. De registratie van de huwelijksakte in de DABS als erkende buitenlandse akte kan enkel wanneer de betrokkene de akte aanbiedt ter inschrijving in de bevolkingsregisters.

Zie ook vraag 1.

26. Kunnen buitenlandse huwelijken waarbij 2 niet-Belgen betrokken zijn opgenomen worden in de DABS wanneer er een onderzoek plaatsvindt?

Indien één van beide personen de huwelijksakte aanbiedt voor inschrijving in de bevolkingsregisters, kan de akte (ook als deze nog in onderzoek is) geregistreerd worden in de DABS.

Zie ook vraag 1.

27. Wordt het trouwboekje een ceremoniële optie (wat is de waarde ervan) of verdwijnt het gewoon?

Het trouwboekje is ook vandaag niet bij wet zelf geregeld.

Het is dus optioneel. Daar waar het trouwboekje vandaag als uittreksel uit de huwelijksakte wordt beschouwd, zal het dat in de toekomst niet meer zijn (een uittreksel kan enkel via de DABS afgeleverd worden). Het zal wel een feestelijk attest of bevestiging zijn van het huwelijk

28. Mogen de mensen nog getuigen aanbrengen voor hun huwelijk? Of wordt dit enkel ceremonieel?

Tot spijt van VLAVABBS werd politiek beslist getuigen te behouden (art. 54 4° en 164/2 § 8 BW). De akte van huwelijk vermeldt in voorkomend geval, de naam, voornamen, de geboortedatum en geboorteplaats van de getuigen (zie ook vraag 11).

29. Moeten wij nog geboorteakten opvragen voor de samenstelling van huwelijksdossiers en erkenningsdossiers? Moeten wij de identiteitsbewijzen nog kopiëren voor deze dossiers? Moeten we nog een afdruk uit het bevolkings- of vreemdelingenregister (voor woonst-nationaliteit-ongehuwdheid) maken?

De samenstelling van een huwelijksdossier of erkenningsdossier worden respectievelijk geregeld in art. 164/2 BW en art. 327/2 BW.

In essentie zijn (inhoudelijk) dezelfde documenten als voorheen vereist (oud art. 64 BW en oud art. 327/2 BW). Er is echter één belangrijke uitzondering: de geboorteakte van de persoon die een kind wenst te erkennen en van de ouder ten opzichte van wie de afstamming reeds vaststaat moeten niet meer voorgelegd/opgevraagd worden om een aangifte van erkenning te kunnen doen (art. 327/2 § 1 1e lid BW zoals aangepast door art. 167 van de Wet van 21/12/2018). De geboorteakte van het kind voor een erkenning na geboorte blijft wel een verplicht document voor de aangifte van erkenning.

Blijven de documenten dus feitelijk behouden, toch wijzigt de aanpak voor de ABS. Er wordt namelijk verder werk gemaakt van administratieve vereenvoudiging voor de burger die niet zelf voor alles moet instaan en voor de ABS die niet meer alle documenten in één dossier moet bewaren (en neerleggen op de rechtbank).

Zo moet de ABS nagaan of de vereiste geboorteakte(n) in de DABS staan en deze eventueel laten opladen. De identiteit van de partijen wordt gecontroleerd aan de hand van een Belgische identiteitskaart, vreemdelingenkaart of verblijfsdocument. De ABS moet zelf nagaan of de partijen ingeschreven zijn in het bevolkings-, vreemdelingen- of wachtregister (ten behoeve van het vaststellen van woonst, nationaliteit en ongehuwde staat). De ABS kan voor zichzelf uiteraard afdrukken of kopieën nemen, maar hoeft dit niet te bewaren in een dossier.

De overige documenten die eventueel door partijen dienen te worden voorgelegd, worden in regel teruggegeven aan de betrokkenen (art. 15 2e lid BW). Een buitenlands identiteitsbewijs of buitenlands bewijs van nationaliteit dienen – indien voorlegging noodzakelijk – opgeladen te worden als bijlage in de DABS. Buitenlandse akten of gerechtelijke beslissingen worden opgenomen in de DABS als akten op basis van een buitenlandse akte (art. 68 § 2 BW en art. 70 BW, zie ook vraag 1).

Zie voor meer informatie ook de werkprocessen “Aangifte huwelijk” en “Erkenning kind” https://www.gemeente-processen.be/processen/vlavabbs-burgerzaken-werkprocessen/. (paswoord VLAVABBS).

30. Moeten een erkenningsakte voor geboorte nog meegeven met de burger ten behoeve van de geboorteplaats?

Vermits de erkenning voor geboorte wordt opgemaakt in de DABS en elke Belgische gemeente er toegang toe heeft, hoeft de akte niet meer meegegeven te worden. De geboorteplaats vindt de akte terug in de DABS.

31. Moeten we voor de overlijdens nog iedere maand de strook B van het model III C opsturen naar volksgezondheid?

De verplichtingen van de statistiek – zowel voor geboorte (doorgaans via eBirth) als overlijden – blijven behouden (KB van 14/6/1999 en KB van 17/6/1999).

32. Soms moet de ABS een akte op basis van een buitenlandse akte opmaken in het kader van de voorlegging ervan bij de opmaak van een andere (nieuwe) akte van de burgerlijke stand (bv. huwelijk, erkenning, nationaliteit, …). Moet de opmaak van de akte op basis van een buitenlandse akte voor of na de opmaak van de nieuwe akte gebeuren? Dus bij huwelijk en erkenning: bij de aangifte of bij de akte, idem voor nationaliteit: bij de verklaring of bij de akte?

Buitenlandse akten geven inderdaad aanleiding tot de opmaak van een akte op basis van een buitenlandse akte wanneer ze worden voorgelegd bij de opmaak van een (nieuwe) akte van de burgerlijke stand (art. 68 § 2 BW). In de wet zelf is het niet duidelijk of de opmaak van de akte op basis van de buitenlandse akte al voor of na de opmaak van de nieuwe akte kan of moet.

De bedoeling is dat de buitenlandse akte in de DABS terecht komt. Het is niet de bedoeling dat er weken mogen voorbijgaan. Het lijkt evident gelijktijdigheid na te streven, maar het maakt niet uit of welke akte exact eerst werd opgemaakt.

33. Wie betaalt de kosten van de digitale handtekening (stempel DABS) op uittreksels en afschriften? Indien gemeente x een bepaald bedrag vraagt voor een uittreksel of afschrift, is er dan niet het risico dat iedereen zich wendt tot gemeente y waar het gratis is?

Het elektronische zegel van de DABS dat op elk afschrift of uittreksel wordt geplaatst (art. 29 § 2 2e lid en § 5 BW) is niet ten laste van de gemeente. Wel ten laste van de gemeente is het softwaresysteem dat moet toelaten aan de ABS of de gemachtigde beambte om met de elektronische identiteitskaart de akten van de burgerlijke stand te ondertekenen (art. 18 BW), dat is echter een eenmalige handtekening bij opmaak van de akte.

Gemeenten kunnen zoals voorheen gemeentelijke retributies vragen voor het afleveren van een uittreksel of afschrift. Burgers zouden aan forum shopping kunnen doen. De migratie van de akte waarvan een afschrift of uittreksel wordt gevraagd blijft echter steeds een verantwoordelijkheid van de gemeente van opmaak. Eens opgenomen in de DABS kan er heel makkelijk een uittreksel of afschrift worden afgeleverd, zonder kost voor het elektronische zegel.

Het aantal afgeleverde afschriften en uittreksels zal bovendien dalen. Gemeenten en griffies zijn verplicht bij de opmaak van hun dossiers (bv. huwelijk, erkenning, echtscheiding) steeds eerst zelf in de DABS de nodige akten op te zoeken. Ze mogen burgers noch gemeenten verzoeken om het een afschrift of uittreksel uit de DABS voor te leggen, dit geldt trouwens voor alle andere overheden in het kader van het only once principe ingeschreven in de wet ( (art. 81 BW). De openbare overheden, instellingen van openbaar nut en instellingen van algemeen belang, notarissen en advocaten dienen zelf een toegang te vragen om de DABS te raadplegen (art. 78 en 80 BW). Deze regels zullen – zeker op termijn – leiden tot een verdere daling van benodigde afschriften en uittreksels.

34. Indien het door uitzonderlijke omstandigheden onmogelijk is een akte in de DABS op te maken, wordt een proces-verbaal opgemaakt op basis waarvan nadien een akte in de DABS wordt aangemaakt met het proces-verbaal als bijlage gevoegd. Hoe lang moeten deze pv’s nadien door de gemeente worden bewaard?

De processen-verbaal moeten door de ABS permanent worden bewaard, althans tot op het moment dat de gemeente zou beslissen ze over te dragen aan het Rijksarchief (art. 14 3e lid BW en art. 110 § 2 van de Wet van 18/6/2018 zoals gewijzigd door art. 182 van de Wet van 21/12/2018).

In vergelijking met de ouder papieren registers van de burgerlijke stand die door de gemeente ook moeten bewaard blijven (art. 110 § 1 van de Wet van 18/6/2018 zoals gewijzigd door art. 182 van de Wet van 21/12/2018), zullen deze processen-verbaal niet veel plaats in de archiefkasten innemen.

Een overdracht aan het Rijksarchief gebeurt doorgaans wanneer de stukken geen enkel administratief nut meer hebben en dus enkel nog om historische redenen bewaard worden.

35. Hoe dienen de notificaties aan de vrederechter te verlopen. Gebeurt dit automatisch via de DABS?

De verschillende notificaties aan de vrederechter (de geboorte van een kind zonder afstamming, het wegvallen van een afstamming, het overlijden van een enige ouder of voogd, het overlijden van een beschermde persoon of bewindvoerder) dienen via de DABS te verlopen (art. 49 en 60 BW).

Wanneer deze functionaliteit technisch niet klaar is bij de opstart van de DABS is het aangewezen de notificaties via de post te versturen.

36. Moeten de verklaringen (eerste en tweede) van een transgender opgenomen worden als bijlage bij de akte van aanpassing van de registratie van het geslacht in de DABS? Is het model IIIC en IIID een bijlage bij de overlijdensakte? Moet de huwelijkstoestemming van de jeugdrechtbank voor een minderjarige die wenst te huwen in de akte vermeld worden of als bijlage bij de huwelijksakte gevoegd worden? Dient in een nationaliteitsdossier het positieve advies van het parket te worden bijgevoegd als bijlage bij de nationaliteitsakte?

Nee, bijlagen worden slechts in de DABS gevoegd wanneer de wet dit uitdrukkelijk vermeldt en voor zover ze niet beschikbaar zijn in een andere authentieke bron (art. 15 1e lid BW).

In de wet is er niet opgenomen dat de verklaringen van een persoon die de aanpassing van de registratie van geslacht wenst, als bijlage moeten opgenomen worden in de DABS (art. 135/1 BW).

Evenmin is er sprake van het opnemen van de (statistische) modellen IIIC en IIID in de DABS.

De beschikking van de jeugdrechtbank die toestemming geeft aan een minderjarige om te huwen wordt niet opgenomen in de huwelijksakte (art. 54 BW) en evenmin als bijlage gevoegd in de DABS (art. 145 BW). De beschikking van de vrederechter om een beschermde persoon die uitdrukkelijk onbekwaam verklaard werd om een huwelijk aan te gaan toch te machtigen om te huwen, wordt dan weer wel als bijlage in de DABS opgenomen (nieuw art. 145/1 BW).

Ook het positief advies van het parket in een nationaliteitsverklaringsdossier wordt niet als bijlage opgenomen omdat het wettelijk niet voorzien werd (art. 67 § 1 BW, art. 11bis § 5, 7 en 8 WBN of art. 15 § 3 en § 5 WBN en art. 22 § 4 WBN). De verklaring wordt wel telkens als bijlage opgenomen.

37. Kan de aangifte van huwelijk gebeuren onder bijzonder en authentieke volmacht door een derde?

Belanghebbende partijen kunnen zich bij alle akten, met uitzondering van de huwelijksakte, laten vertegenwoordigen door een lasthebber door middel van een bijzondere en authentieke volmacht. De lasthebber stelt de handelingen (hier de aangifte van huwelijk, maar het kan bv. ook om een andere aangifte gaan, het erkennen van een kind of het ondertekenen van een nationaliteitsverklaring en schrijven van de handgeschreven verklaring) in de plaats van de lastgever.

De bijzondere en authentieke volmacht wordt als bijlage in de DABS opgeladen (art. 21 BW met dezelfde inhoud als oud art. 36 BW).

De aangifte van huwelijk (en van erkenning) is mogelijk bij authentieke en bijzondere volmacht, “akten” moet geïnterpreteerd worden als “akten en aangiften” vermits enkel de voltrekking van het huwelijk vastgelegd in de huwelijksakte van het toepassingsgebied wordt uitgesloten (zie nog te publiceren Omzendbrief). De volmacht wordt als bijlage in de DABS opgenomen bij de huwelijks- of erkenningsakte. De aangifte zelf wordt niet als bijlage in de DABS opgenomen.

Er dient uiteraard grondig nagekeken te worden of de volmacht authentiek is (ABS, notaris) en bijzonder (enkel en alleen met het oog op een aangifte van huwelijk duidelijk omschreven en vermeld met wie, waar, ;..).

Deze bijzondere en authentieke volmacht is te onderscheiden van het gelegaliseerd schriftelijk bewijs van de bij de aangifte van het huwelijk afwezige toekomstige echtgenoot waaruit diens instemming met de aangifte blijkt (art. 164/2 § 2 3° BW). Dit bewijs kan één van de partners ontslaan van aanwezigheid bij de aangifte, maar niet beiden.

38. Het verlof tot begraven valt weg uit het BW. Wat met de 24u waarbinnen de begraving niet mocht plaatsvinden (oud art. 77 BW).

Het verlof tot begraven en het gegeven dat er geen begraving mag plaatsvinden binnen de 24u van het overlijden vallen inderdaad weg (oud art. 77 BW wordt opgeheven). Art. 15bis van het decreet van 16 januari 2004 op de begraafplaatsen en de lijkbezorging voorziet in een decretale basis voor het afleveren van een toestemming tot begraven door de ABS van de plaats van het overlijden, maar niet dat het begraven niet kan binnen de24u na het overlijden.

De deelstaten werden hiervan verwittigd. Het is aan de decreetgever om hier desgewenst een initiatief te nemen. Ook de gemeentelijke politiereglementen kunnen hier regels over bevatten.

39. Voor huwelijk, erkenning en echtscheiding wordt het mogelijk voortaan een uittreksel voor te leggen, geldt dit ook voor een nationaliteitsaanvraag?

Het klopt dat voor huwelijk, erkenning en echtscheiding uittreksels voortaan volstaan (art. 164/2 § 1 BW, art. 327/2 § 1 BW en art. 1254 § 2 4° en 5° GerW), dat geldt echter niet voor adoptie en nationaliteit waarbij afschriften nog steeds noodzakelijk zijn (art. 365-4 § 3 3° BW, art. 1231-28 § 1 1° GerW en art. 5 1° a KB 14/01/2013 stavingsstukken nationaliteit).

VLAVABBS vermoedt dat dit geen gevolgen heeft voor de praktijk, waar in het kader van nationaliteitsverklaringen sommige parketten reeds (internationale) uittreksels aanvaarden.

40. Zijn de griffies klaar om de vonnis- en arrestinformatie vanaf 31/3/2019 via de DABS aan de ABS over te maken?

De voorbereidingen en opleidingen lopen, zodat een en ander zal klaar zijn bij de opstart.

Als de stroom toch nog op papier zou zijn, zouden de vonnissen en arresten ook gewoon verwerkt kunnen worden (opmaken akte van , adoptieakte of gewijzigde akte(n)) door de bevoegde ABS die deze ontvangt.

41. Kan er enkel een vervangende akte van de burgerlijke stand via de rechtbank worden aangevraagd wanneer er geen andere vervangingsmogelijkheden (akte van bekendheid, enz.) zijn?

Het vervangen van een ontbrekende akte (art. 35 BW) is steeds mogelijk door middel van het indienen van een verzoekschrift bij de familierechtbank. Het is niet nodig om eerst gebruik te maken van de andere bestaande vervangingsmogelijkheden die bij wet zijn voorzien: getuigschrift CGVS, adoptieakte, gelijkwaardig document van het consulaat van het land van geboorte voor een land vermeld bij KB waarvoor de onmogelijkheid of zware moeilijkheden zijn aanvaard, of verlof beëdigde verklaring (art. 164/3, 164/4, 164/6, 164/7 en 327/2 § 8 BW, en art. 5 WBN).

Zie voor meer informatie ook het werkproces “Vervangen akte burgerlijke stand” https://www.gemeente-processen.be/processen/vlavabbs-burgerzaken-werkprocessen/. (paswoord VLAVABBS).

42. Moet de toestemming in de huwelijksaangifte door de bij de aangifte van huwelijk afwezige partner als bijlage opgenomen worden in de DABS?

Het gelegaliseerd schriftelijk bewijs van de bij de aangifte van het huwelijk afwezige toekomstige echtgenoot waaruit diens instemming met de aangifte blijkt (art. 164/2 § 2 3° BW) moet niet als bijlage in de DABS worden opgeladen (niet voorzien in art. 164/2 § 4 BW). Bijlagen worden slechts in de DABS gevoegd wanneer de wet dit uitdrukkelijk vermeldt en voor zover ze niet beschikbaar zijn in een andere authentieke bron (art. 15 1e lid BW). Ze worden administratief bewaard door de ABS.

Dit gelegaliseerd schriftelijk bewijs mag niet verward worden met een authentieke en bijzondere volmacht (art. 21 BW) die wel als bijlage in de DABS wordt gevoegd. Zie vraag 37.

43. Wanneer worden de originele bijlagen teruggegeven aan de burgers?

Indien de partijen bijlagen hebben overgelegd aan de ABS, worden de originelen van deze bijlagen aan hen teruggegeven (art. 15 2e lid BW). Het komt aan de ABS toe om te bepalen wanneer hij ze teruggeeft, de wet zelf vermeldt dit niet.

Het lijkt wel aangewezen om kopieën of scans te behouden tot op het moment van opmaak van de akte. Indien het om wettelijke bijlagen gaat, lijkt het goed de originele ervan te behouden tot het opnemen ervan in de DABS. Steeds geldt uiteraard dat de geldigheid of echtheid enkel op basis van originelen kan worden vastgesteld door de ABS.

44. Wanneer moeten bij wet op te laden bijlagen worden opgeladen in de DABS? Voor de ondertekening van de akte waarop ze betrekking hebben of kan dit ook nadien? Wanneer moeten akten op basis van de buitenlandse akte worden opgeladen? Voor of na de ondertekening van de akte die aanleiding geeft tot de opmaak van de akte op basis van de buitenlandse akte?

Indien bijlagen in de DABS moeten worden gevoegd bij de akten waarop ze betrekking hebben (omdat de wet dit uitdrukkelijk voorziet, cfr. art. 15 1e lid BW), dienen ze opgeladen te worden vóór de opmaak/ondertekening van de akte waarop ze betrekking hebben. Na opmaak of ondertekening kunnen er technisch geen bijlagen meer worden gevoegd.

Voor de opmaak van een akte op basis van een buitenlandse akte indien een buitenlandse akte wordt voorgelegd bij de opmaak van een (nieuwe) akte van de burgerlijke stand (art. 68 § 2 BW) is er wettelijk niet bepaald wanneer dit dient te gebeuren noch van een termijn waarbinnen het moet.

Dit kan dus eventueel ook nog na de opmaak van de (nieuwe) akte (bv. akten voorgelegd in een huwelijksdossier). Dit kan echter niet na de opmaak van de (nieuwe) akte wanneer door de opmaak van de (nieuwe) akte wijzigingen aangebracht worden aan de akte op basis van de buitenlandse akte (bv. een erkenningsakte die de geboorteakte wijzigt) of de (nieuwe) akte moet verbonden worden met de akte op basis van de buitenlandse akte (bv. akte van voornaamsverandering met de geboorteakte).

45. Het medisch attest van zwangerschap ten behoeve van een erkenning voor geboorte is geen bijlage. Wat dient er na het acteren van de prenatale erkenning mee te gebeuren?

Indien de partijen bijlagen hebben overgelegd aan de ABS, worden de originelen aan hen teruggegeven (art. 15 2e lid BW).

De ABS kan eventueel na gebruik een kopie of scan bijhouden.

46. Welke vonnissen, arresten en besluiten komen binnen via een e-melding? Welke moet de ABS nog zelf verwerken?

Naargelang het vonnis, arrrest of besluit zijn er verschillende manieren om deze te verwerken in de DABS. De griffier (vonnis/arrest) of de FOD Justitie (KB naamsverandering) versturen de gerechtelijke beslissing of het KB in elk geval via de DABS. De DABS gaat na of een melding – zonder ingrijpen van de ABS – kan worden opgemaakt of dat de bevoegde ABS wordt ingeschakeld.

Meldingen (art. 32 BW) zijn enkel mogelijk voor: - de terugkeer van een persoon die afwezig of overleden werd verklaard (op de akte van afwezigheid of de overlijdensakte op basis van een gerechtelijke verklaring van overlijden) - de nietigheid van een huwelijk of van een erkenning (op de huwelijks- of erkenningsakte) - de echtscheiding (bij de huwelijksakte) indien de huwelijksakte is opgenomen in de DABS - een KB van naamsverandering indien de geboorteakte is opgenomen in de DABS (op de geboorteakte en alle andere akten die betrekking hebben op dezelfde persoon).

De melding bevat een verwijzing naar de beslissing, de basisgegevens ervan en een elektronisch zegel van de DABS. De ABS komt niet tussen.

Wanneer de DABS geen melding kan maken (art. 31 § 1 BW) wordt de beslissing via de DABS overgemaakt aan de bevoegde ABS (indien er meerdere bevoegd zijn bepaalt de DABS er één). De ABS maakt: - de geëigende basisakte op met als basis een vonnis/arrest of besluit (op te nemen als bijlage) het gaat om volgende basisakten: vervangende akte voor een ontbrekende akte (elk type akte), akte van afwezigheid, overlijdensakte op basis van een gerechtelijke verklaring van overlijden, akte van adoptie, akte van herroeping of herziening van adoptie, van nieuwe aanpassing van de geslachtsregistratie of van nietigverklaring, akte van echtscheiding (enkel wanneer er geen huwelijksakte in de DABS is opgenomen) of een akte van nationaliteit of vervallenverklaring - of de gewijzigde akte op (tweede versie van een bestaande akte ondertekend door de ABS) wanneer het gaat om een verbetering van een akte, wijziging of vaststelling van een afstamming. Concreet worden de gegevensvelden van de akte die wijzigen aangepast, het vonnis of arrest dat aan de grondslag van de wijzigingen ligt wordt vermeld en als bijlage opgeladen.

Zie voor meer informatie ook het werkproces “Binnenlandse vonnissen, arresten, beslissingen” https://www.gemeente-processen.be/processen/vlavabbs-burgerzaken-werkprocessen/. (paswoord VLAVABBS).

47. Kan een akte van bekendheid of een machtiging tot afleggen van een beëdigde verklaring als basis gebruikt worden voor het opmaken van een geboorteakte?

De akte van de bekendheid (art. 164/3 t.e.m. 164/5, 164/7 en 327/2 § 8 BW en art. 5 WBN) noch de machtiging tot afleggen van een beëdigde verklaring (art. 164/6 en 164/7 BW en art. 5 WBN) kunnen niet als basis fungeren voor het opmaken van een geboorteakte in de DABS (art. 41 § 5° BW).

Als alternatief is wel voorzien dat de gehomologeerde akte van bekendheid en de machtiging tot afleggen van een beëdigde verklaring als bijlage in de DABS worden opgenomen, namelijk bij de akte waarbij ze diende te worden voorgelegd (art. 164/5 2e lid en 164/6 2e lid BW).

48. Dienen de papieren registers van de burgerlijke stand te worden afgesloten op 29 of 30 maart 2019 en binnen de maand neergelegd op de rechtbank?

Oud art. 43 BW stelt dat de registers moeten worden afgesloten op het einde van het jaar en binnen de maand moeten worden neergelegd. Door het uitstel van de opstart van de inwerkingtreding van de DABS, is er geen sluitende wettelijke regeling meer. Die was aanvankelijk niet nodig omdat in principe de opstart op 1 januari doorging, waardoor er geen nieuwe registers meer geopend werden.

Een pragmatische oplossing is de registers af te sluiten op 29 of 30 maart en neer te leggen binnen de maand. Voor de neerlegging wordt best contact genomen met de griffie, zodat ze niet onverwacht zien toekomen.

49. Bij uitval van de DABS kunnen er processen-verbaal opgemaakt worden. Voorziet VLAVABBS modellen voor deze pv’s?

Het klopt dat indien het door uitzonderlijke omstandigheden onmogelijk is om een akte in gedematerialiseerde vorm (elektronisch in de DABS) op te maken (denk aan een volledige uitval van het systeem), de ABS in de plaats hiervan een proces-verbaal opmaakt. Van zodra mogelijk maakt de ABS een akte in gedematerialiseerde vorm op in de DABS, het pv wordt daarbij als bijlage in de DABS opgenomen. Het pv blijft verder bewaard door de ABS (art. 14 2e lid BW).

VLAVABBS maakt geen aparte modellen voor deze pv’s. Het gaat om identiek dezelfde modellen als voor de akten (die bij KB worden vastgelegd), alleen kan er “proces-verbaal” worden boven vermeld.

50. Is het de bedoeling dat we bij inschrijving van een vreemdeling zijn geboorteakte en eventuele andere akten van de burgerlijke stand opvragen en opladen in DABS zodat wijzelf en andere gemeenten dit ter beschikking hebben in de DABS? Of laden we enkel op indien dat nodig is in het kader van een procedure binnen burgerlijke stand?

Het gaat om twee verschillende manieren van werken.

Op basis van vernieuwd artikel 31 §2 WIPR is het voortaan verplicht om elke buitenlandse akte of beslissing die ter erkenning wordt voorgelegd (ook dus gewoon voor aanpassing bevolkingsregisters) op te nemen in de DABS met een status (erkend, erkenning geweigerd, in onderzoek, ...). Op die manier wordt binnen de DABS een verzameling gevormd van buitenlandse akten en documenten waarvan de andere autoriteiten kunnen nakijken of deze reeds erkend geworden is of niet. Het is wel mogelijk dat deze functionaliteit niet meteen bij de opstart van de DABS zal ter beschikking zijn, maar op een later tijdstip.

Dit staat niet gelijk met het opmaken van een akte op basis van een buitenlandse akte, dat is materie van het burgerlijk wetboek en enkel mogelijk (1) voor Belgen die er om vragen, (2) voor Belgen en niet-Belgen die deze voorleggen in functie van de opmaak van een andere akte in de DABS en (3) bij wijziging van een bestaande akte in de DABS (bv. buitenlandse erkenning op geboorteakte, of buitenlandse echtscheiding op huwelijksakte).

Zie voor een uitgebreider antwoord ook vraag 1.

Wat het opvragen van de akten van vreemdelingen bij inschrijving betreft: tot dusver is er geen wettelijke verplichting om akten van de burgerlijke stand (bv. de geboorteakte van iedereen of in voorkomend geval huwelijksakten en bewijzen ontbinding vorige huwelijken) uit het buitenland voor te leggen om de actuele burgerlijke staat op te nemen in de bevolkingsregisters en de akten te registreren in de DABS. Sommige gemeenten nodigen de burgers er wel toe uit om afstamming en burgerlijke staat correct in het Rijksregister op te nemen. Dat mag, maar is geen verplichting. Alle akten (en ook gerechtelijke of administratieve beslissingen) die voorgelegd worden ter inschrijving in de bevolkingsregisters, vallen voortaan wel onder de nieuwe regels van opname in de DABS.

51. Hoe zal de procedure lopen voor een legalisatie van een afschrift of uittreksel? Wordt er een automatische link voorzien met de toepassing e-legalisation van de FOD Buitenlandse Zaken voor het plaatsen van een e-apostille of e-legalisatie zodat afschriften en uittreksels van akten in de DABS niet eerst dienen afgeprint te worden om nadien digitaal op te laden in een ander systeem?

Er is op dit moment geen automatische link voorzien met de toepassing e-legalisation (meer informatie hierover via https://elegalisation.diplomatie.be/). Deze koppeling wordt wel onderzocht voor de toekomst.

Indien de burger dus een legalisatie wenst zal de gemeente het afschrift of uittreksel in de toepassing elegalisation moeten plaatsen. De burger krijgt nadien een uitnodiging tot betaling en de verdere afhandeling gebeurt buiten de gemeente om. Het afschrift of uittreksel hoeft trouwens niet eerst afgeprint te worden, het kan ook als digitaal bestand opgeslagen worden en zo in de toepassing e-legalisation ingevoegd.

De legalisatie of Apostille zal geplaatst worden op het zegel van de DABS dat elk afschrift of uittreksel moet bevatten.

52. Wij wensen als gemeente van begraven een toestemming tot begraven af te leveren en maakte daarvoor vroeger in ons softwareprogramma een fictieve akte. Kunnen we voor die toestemming voortaan vertrekken vanaf de overlijdensakte in de DABS die in de overlijdensplaats wordt opgesteld, maar wat als deze nog niet is opgesteld? Mag er wettelijk geen toelating tot begraven afgeleverd worden als er geen overlijdensakte is (ook al werkt het nu in de praktijk blijkbaar anders). Is dat een richtlijn die met de komst van DABS kan uitgevaardigd worden?

Ondanks alle praktijken in verband hiermee is het goed om er aan te herinneren dat enkel en alleen de gemeente van overlijden bevoegd is en blijft tot het opmaken van een toelating tot begraven (art. 15bis van het Decreet van 16/01/2004 op de begraafplaatsen en de lijkbezorging).

De gemeente van begraven kan op geen enkele manier wettelijk gedekt een toelating tot begraven opmaken, wel kan zij eventueel een aanvaardingsbewijs (bij vele gemeente ook als toelating tot begraven bestempeld, vandaar ook een deel van de verwarring) maken waarbij de overledene aanvaard wordt op één van de begraafplaatsen van de gemeente. Voor het opmaken van een dergelijk aanvaardingsbewijs is het niet nodig dat de overlijdensakte reeds is opgemaakt en zeker niet verplicht.

Het afleveren van de enige officiële toelating tot begraven/crematie (geregeld in het decreet van 16/01/2004 op de begraafplaatsen en de lijkbezorging) door de ABS van de gemeente van overlijden en het opstellen van de overlijdensakte (burgerlijk wetboek) door dezelfde ABS staan los van mekaar en dat blijft zo. Er is geen verplichting dat het ene voor het andere dient te gebeuren. In de praktijk worden ze uiteraard in 99% van de gevallen samen opgemaakt in de gemeente van overlijden.

53. Wat moet er gebeuren met de dossierstukken die verzameld zijn voor een aangifte van huwelijk of een aangifte van erkenning die geacteerd zijn voor de inwerkingtreding van de DABS maar waarvan het huwelijk nog niet voltrokken is of de erkenningsakte nog niet werd opgesteld? Deze stukken kunnen niet meer in de rechtbank gedeponeerd worden (oud art. 44 BW). Mogen ze verwerkt worden in de DABS?

Het lijkt een goede oplossing te zijn om deze te verwerken in de DABS dit wil zeggen van de buitenlandse akten, akten opmaken op basis van een buitenlandse akte (zie vraag 1) en de documenten die wettelijk als bijlage moeten worden gevoegd opladen als bijlage (art. 15 1e lid BW). Originelen kunnen worden teruggegeven (art. 15 1e lid BW).

54. Art. 35 BW stelt dat een persoon die een akte wil laten verbeteren, een verzoekschrift kan indienen bij de familierechtbank. Kan de ABS in de toekomst ook nog aan de procureur des Konings vragen om een fout te laten rechtzetten via een verbeterend vonnis?

De verbetering van een akte of de vervanging van een ontbrekende akte kunnen worden gevraagd: - door de persoon die een akte wil laten verbeteren of ontbrekende akte wil laten vervangen (een heel ruime categorie van personen dus) - de ABS van de plaats van opmaak van de akte die deze akte wil laten verbeteren - de procureur des Konings indien hij een fout in een akte vaststelt (art. 35 § 1 BW zoals aangevuld door art. 166 7° van de Wet van 21/12/2018).

Hierdoor kan de ABS die een akte heeft opgemaakt en nadien vaststelt dat hij een fout heeft gemaakt bij de opmaak (bv. door de verkeerde toepassing van het internationaal privaatrecht) zelf de rechtbank om de verbetering van deze akte verzoeken .

De procureur des Konings blijft echter ook bevoegd (zie verantwoording amendement 54K3303003 p. 55) en dient een vordering tot verbetering van de akte in te stellen wanneer hij een fout vaststelt uit hoofde van zijn toezichtsfunctie of door een publieke autoriteit op de hoogte wordt gebracht van de fout. Het is immers essentieel en in het algemeen belang, dat akten van de burgerlijke stand, die de staat van de persoon betreffen, zoals bepaald in artikel 6 van het Burgerlijk Wetboek verbeterd worden indien zij fouten bevatten. Elke publieke autoriteit die fouten vaststelt in een akte dient deze mee te delen aan het openbaar ministerie, zodat deze de verbetering van de akte kan vorderen (idem verantwoording amendement).

Momenteel wordt vastgesteld dat vele parketten geen gehoor geven aan vragen van de ABS tot verbetering van een akte. Daarom krijgt de ABS expliciet toegang tot de familierechtbank om een verbetering te vragen (dit kan interessant zijn bv. voor het rechtzetten van eigen fouten). Verdere instructies in omzendbrief of van het college van procureurs-generaal dienen te worden afgewacht om na te gaan hoe de procureur des Konings in de toekomst zal omgaan met vragen tot verbetering van de ABS of andere publieke autoriteiten. Zeker als de openbare orde in het gedrang is of er geen rechtstreekse fout door de ABS werd begaan, blijft er voor VLAVABBS ook een verantwoordelijkheid van de procureur des Konings.

55. Welke familierechtbank is bevoegd om zich uit te spreken over een fout in de akte (vonnis van verbetering)?

De procedure gebeurt op verzoekschrift (art. 35 § 1 BW), bij de familierechtbank bevoegd op basis van artikel 627,7° GerW (zie memorie van toelichting 54K2919001 p. 93). Dit is de rechtbank van de plaats waar de akte opgemaakt is. Zoals vroeger kan indien er meerdere bevoegde rechtbanken zijn (omwille van meerdere te verbeteren akten) één rechtbank verzocht worden om de samenhangende verbetering van alle betrokken akten.

56. Mogen huwelijken nog voltrokken worden op zon- en feestdagen? We kregen een vraag binnen voor 11 juli 2019.

De voltrekking van huwelijken op zon- en feestdagen is wettelijk verboden (art. 165/1 1e lid BW). Er zou een parlementair initiatief op til zijn om dit weer toe te laten. VLAVABBS zou wel graag zien dat enkel wanneer de gemeente dit wenst de voltrekking mogelijk is en dat de gemeente dus ook zou kunnen weigeren om te voltrekken op zon- en feestdagen;

11 juli is geen wettelijke feestdag, er is dus geen rechtsgrond tot weigering in de wetgeving.

57. In het geval er een vonnis wordt uitgesproken met daarin tegelijkertijd een betwisting als een vaststelling vaderschap, worden er dan twee of één gewijzigde akte(n) opgemaakt? De eerste om de vader te schrappen, de tweede om de nieuwe vader toe te voegen.

De gewijzigde akte die wordt opgesteld bevat meteen alle wijzigingen. De gegevens van het vonnis en de aard ervan worden vermeld. Het vonnis wordt ook als bijlage opgenomen zodat het geheel zichtbaar is (art. 31 BW).

58. Mag een akte op basis van een buitenlandse akte worden opgemaakt op basis van een overschrijving of inschrijving van de originele akte in een ander land? Bv. op basis van een Argentijnse geboorteakte wordt een Nederlandse geboorteakte in Den Haag aangemaakt, kan deze laatste akte als basis dienen voor de opmaak van een akte op basis van een buitenlandse akte?

Wanneer de akte in kwestie op basis van de voorwaarden vermeld in art. 27 WIPR (controles echtheid volgens het recht van het land waar de akte werd opgemaakt, legalisatie, toepasselijk recht, openbare orde en wetsontduiking) werd erkend, kan deze normaliter als basis dienen voor de opmaak van aan akte op basis van een buitenlandse akte zoals deze akte ook vroeger reeds aanvaard werd voor een aanpassing van de bevolkingsregisters of om te dienen in een huwelijks-, nationaliteits- of erkenningsdossier.

Voorzichtigheid is wel geboden. Ook al verbiedt de wet het niet, volgens de FOD Justitie beoogde de wetgever niet echt deze situatie. In ieder geval zou moeten zeker zijn dat zowel de Nederlandse akte als de Argentijnse akte voldoen aan de voorwaarden van art. 27 WIPR. Indien de oorspronkelijke akte in België niet kon erkend worden, maar de overschrijving/registratie daarvan in een derde staat wel, is het niet wenselijk deze laatste op te nemen. Best wordt dit vermeden en steeds met een authentiek brondocument gewerkt.

59. Dient van elke buitenlandse overlijdensakte van een Belg een akte op basis van een buitenlandse akte in de DABS te worden gemaakt? Op vraag van wie? Erfgenamen?

Iedere Belg of zijn wettelijke vertegenwoordiger kan de ABS verzoeken om een akte op te maken op basis van een buitenlandse akte die op hem betrekking heeft (art. 68 § 1 BW, zie ook vraag 1, 1.1.). Strikt gezien kunnen de erfgenamen hier dus niet om vragen. Omdat echter art. 68 § 1 BW bedoeld wordt als herneming van oud art. 48 BW (Memorie van Toelichting 54K2919001, p. 120) en oud art. 48 (ingevoerd samen met het WIPR) vooral een wettelijke basis diende te geven aan het principe om de overschrijving van buitenlandse akten niet te weigeren (Omzendbrief WIPR 2004, BS 28/09/2004, p. 69601), lijkt het aangewezen – zoals overigens in de huidige praktijk – de opmaak van een overlijdensakte op basis van een buitenlande overlijdensakte van een Belg niet te weigeren wanneer deze wordt voorgelegd bv. door de erfgenamen.

Daarnaast zal trouwens elke overlijdensakte – voorgelegd voor het registreren van het overlijden in de bevolkingsregisters of het nu om een Belg of niet-Belg gaat – dienen geregistreerd te worden in de DABS (art. 31 WIPR, zie vraag 1, 2.).

60. Indien er als stavingstuk voor de verbetering van een materiële vergissing een buitenlandse akte wordt voorgelegd, mag er dan van deze akte ook een Belgische akte worden opgemaakt of wordt dit stavingstuk enkel als bijlage toegevoegd?

De akten die een materiële vergissing staven – indien ze niet beschikbaar zijn in de DABS en het geen Belgische oude papieren akte betreft die nog in de DABS moet worden opgeladen – moeten in elk geval als bijlage in de DABS worden opgenomen bij het opmaken van de gewijzigde akte ten gevolge van de verbetering (art. 33 BW), dus ook een voorgelegde buitenlandse akte die een materiële vergissing staaft.

Art. 68 §2 BW spreekt van de “opmaak of wijziging van een akte”. De memorie stelt: “De bedoeling van deze “verplichte” opname in de DABS d.m.v. de opmaak van de akten (voor zover voldaan is aan de voorwaarden) is om een zo ruim mogelijke bron van informatie te maken van de DABS omtrent buitenlandse akten van de burgerlijke stand”. In geval van een verbetering wordt een gewijzigde akte opgemaakt en kan er dus sprake zijn een “wijziging van een akte” in ruime zin (afdelingen 6, 7 en 8 in tegenstelling tot de wijziging in strikte zin uit afdeling 6). Er kan van de voorgelegde akte dus een akte op basis van een buitenlandse akte worden opgemaakt.

61. Akten “in voorbereiding” kunnen al een DABS-nummer krijgen. Wanneer deze “tijdelijke akte” definitief wordt ondertekend door de ABS, wordt de datum van de aangifte/eerste opmaak dan behouden of de datum van ondertekening? De geboorteaangifte zou bv. binnen de wettelijke termijn kunnen zijn, maar de ondertekening erbuiten. Wat gebeurt met de tijdelijke akten of akten in voorbereiding, die niet definitief worden? Zijn ze zichtbaar voor andere gemeenten bv. bij een opvraging op rijksregisternummer?

Het klopt dat akten in de DABS een aantal statussen hebben. Vanuit de eigen burgerlijke stand software kan van een dossier reeds een tijdelijke akte in voorbereiding in de DABS worden aangemaakt, dit wil zeggen een nog niet ondertekende akte waarvoor wel al een uniek aktenummer wordt gecreëerd dat steeds behouden blijft. Andere statussen zijn bv. “klaar voor ondertekening” of “ondertekend”. Tot op het moment van de ondertekening kan elk gegeven in de akte nog gewijzigd worden, nadien niet meer.

Opgelet: de aangiftedatum (voor geboorte en overlijden) is wettelijk geen gegeven in de akte (art. 44 en 56 BW), wel voorzien is de datum van opmaak van de akte (art. 41 BW) die steeds de datum is van de ondertekening van de akte. In dit verband moet er aan herinnerd worden dat de geboorte-, respectievelijk de overlijdenakte onmiddellijk moeten worden opgemaakt (art. 43 § 4 en 55 § 1 BW). Een geboorteakte mag dus niet na de aangifte van de geboorte worden ondertekend.

Voor de huwelijksakte geldt dat deze “zonder vertraging” wordt opgemaakt art. 165/1 BW). De huwelijksdatum wordt ook vermeld in de huwelijksakte (art. 54 2° BW). Dit laat toe als het technisch onmogelijk is te handtekenen (huwelijken gaan ook vaak op bijzondere locaties in plaats van in kantooromgevingen door wat een en ander kan bemoeilijken), dit toch nog later te doen (zie vraag 4). De datum van huwelijk vermeld in de akte kan dus eventueel verschillen van de datum van handtekening van de ABS. Dit staat nog los van de algemene mogelijkheid tot opmaken van een pv bij een uitval van het systeem (art. 14 3e lid BW).

Tijdelijke akten die nooit definitief ondertekend worden, kunnen na verloop van tijd verwijderd worden uit de DABS. Dat zal voorwerp van latere beslissingen moeten uitmaken.

Enkel de eigen gemeente kan zijn akten in voorbereiding zien. Pas na ondertekening door de ABS worden ze zichtbaar voor andere gemeenten en overheden.

62. De wet laat nog toe uittreksels en afschriften op papier af te leveren in uitzonderlijke omstandigheden, met name wanneer het uittreksel of afschrift uit de DABS niet wordt aanvaard of betwist. Hoe doe je dat?

Omdat ook “oude” papieren akten van de burgerlijke stand in de DABS worden opgenomen, zullen vanaf de inwerkingtreding van de DABS van deze aken principieel enkel nog afschriften en uittreksels worden afgeleverd uit de DABS (art. 30 § 1 en § 2 BW). De modellen hiertoe worden bepaald via KB (art. 29 § 4 BW).

De afschriften van akten van de burgerlijke stand opgemaakt voor de inwerkingtreding van deze wet nemen steeds de vorm aan van de afdruk van de in gedematerialiseerde vorm in de DABS opgenomen oorspronkelijke akte met de hierop aangebrachte randmeldingen en de metadata van de wijzigingen van deze akte gedaan na de inwerkingtreding van de DABS. De gedematerialiseerde vorm van de akte kan zijn hetzij een scan van de akte, een verzameling van metagegevens of een combinatie van beiden.

Een uittreksel van een “oude” akte neemt dezelfde vorm aan als een uittreksel van een akte opgemaakt na de inwerkingtreding van deze wet.

Omdat in de bewijskracht van de afschriften en uittreksels van akten van voor of na de inwerkingtreding van de DABS niet dezelfde is (de elektronische akten opgemaakt na de oprichting van de DABS hebben immers volledige bewijswaarde (nl. tot bewijs valsheid in geschrifte), in tegenstelling tot de oude papieren akten die nadien in de DABS werden opgenomen, die slechts gelden tot bewijs van tegendeel) werd voorzien dat er ook nog een afschrift of uittreksel op papier kan afgeleverd worden indien het afgeleverde afschrift of uittreksel op basis van een op papier opgemaakte akte voor de inwerkingtreding van deze wet niet wordt aanvaard of wordt betwist voor het doel waartoe het dient. Wel moeten bovenop het afschrift of uittreksel op basis van het papieren register, de eventuele bijwerkingen op de akte in de DABS ook toegevoegd worden.

Deze mogelijkheid dient beperkt te blijven tot zeer uitzonderlijke omstandigheden, daar het doel is om afschriften en uittreksels steeds door de DABS op elektronische wijze te laten afleveren. Enkel in het geval van betwisting of bv. niet aanvaarding door een buitenlandse autoriteit om een welbepaalde reden zou een afschrift of uittreksel van de originele papieren akte (met de bijwerkingen op deze akte opgenomen in de DABS) afgeleverd moeten worden door de ambtenaar van de burgerlijke stand die de akte onder zich in zijn papieren registers heeft (Memorie van Toelichting, 54K2919001, p. 82-83).

Er valt ook te denken aan een betwisting over de inhoud van een akte die opgenomen is in de DABS. Er moet kunnen teruggegrepen worden naar een uittreksel of afschrift van een akte uit het papieren tijdperk om de betwisting op te lossen.

Praktisch kan dit door een uittreksel compleet te typen en te voorzien van de formule “voor eensluidend uittreksel” met natte handtekening van de ABS of de gemachtigde beambte, met indien nodig een uittreksel uit de DABS toegevoegd (indien er wijzigingen zijn vanaf inwerkingtreding van de DABS). Voor een afschrift kan een kopie of scan uit het papieren register genomen worden te voorzien van de formule “voor eensluidend afschrift” met natte handtekening van de ABS of de gemachtigde beambte, met indien nodig een extra afschrift uit de DABS (indien er wijzigingen zijn vanaf inwerkingtreding van de DABS).

63. Een vonnis of arrest dat de afstamming wijzigt geeft aanleiding tot het opmaken van een gewijzigde akte, wat als het om een buitenlandse geboorteakte gaat die niet in de DABS is opgenomen?

Een rechterlijke beslissing die een afstamming betwist en/of een afstammingsband vaststelt wordt in de DABS verwerkt door het opmaken van een gewijzigde akte (art. 31 § 1 BW). Hetzelfde geldt voor een buitenlandse rechterlijke beslissing inzake de afstamming (art. 70 1e lid BW, “voor zover … de staat niet kan gewijzigd worden op een akte van de burgerlijke stand … maakt de ABS een akte van de burgerlijke stand op basis van een buitenlandse rechterlijke beslissing” betekent in dit – afstammingsgeding – verband niet dat er een aparte akte moet opgemaakt worden, dan wel dat de buitenlandse rechterlijke beslissing inzake afstamming enkel kan verwerkt worden indien er een akte in de DABS aanwezig is die kan gewijzigd worden – er wordt niet anders beoogd dat het onderscheid in rechterlijke beslissingen uit art. 31, namelijk of ze aanleiding geven tot opmaak van een aparte akte of een gewijzigde akte – doortrekken naar buitenlandse rechterlijke beslissingen).

Steeds geldt dat de geboorteakte dus aanwezig dient te zijn in de DABS om de rechterlijke beslissing te kunnen verwerken.

64. Hoe moet de aangifte van het geslacht gebeuren binnen de 3 maanden na de geboorte, wanneer het geslacht van het kind bij de geboorte onduidelijk was?

Dit lijkt niet anders te kunnen – hoewel de wet hierover niets zegt (art. 48 BW) – dan via een gewijzigde akte.

65. Hoe wordt de geboorteakte aangepast bij het opmaken van een verklaring van naamskeuze (art. 335 § 3 BW, 335ter § 2 of 335quater 2e lid BW)?

De akte van verklaring van naamskeuze (art. 52 BW met wettelijke basissen art. 335 § 3 BW, 335ter § 2 of 335quater 2e lid BW) wordt in de DABS verbonden met de geboorteakte van het kind, zodat de gewijzigde akte van geboorte wordt opgesteld (art. 168-170 Wet 21/12/2018 wijzigde art. 335, 335ter en 335quater in dit verband).

66. Kunnen aan akten gemigreerd op uittrekselniveau wijzigingen gekoppeld worden? Bv. een naamswijziging op een gemigreerd uittreksel van de geboorteakte.

Ja. De migratie van de oude papieren akten ging steeds uit van een keuze van de gemeente voor een migratie op afschrift- of uittrekselniveau (zie migratienota http://www.vereenvoudiging.be/webfm_send/3327).

Bij een wijziging in de DABS op een op uittreksel-niveau gemigreerde akte, zal uiteraard enkel een uittreksel (actuele toestand) kunnen afgeleverd worden en geen afschrift. Om een afschrift van een dergelijke akte af te leveren moet het beeld van de oorspronkelijke akte met inbegrip van eventuele randmeldingen mee gemigreerd worden(art. 30 § 1 en § 2 BW).

67. Welke zijn nu juist de gegevens die automatisch aangepast zullen worden in het RR? Enkel huwelijk, overlijden, geboorte ? Ook echtscheiding, geslachtswijziging, wijziging afstamming, enz.?

Elke nieuwe akte of gewijzigde akte opgemaakt in de DABS zal tegelijkertijd in een bijwerking van het Rijksregister resulteren (art. 72 10° BW). Er wordt over de relatie DABS-Rijksregister een nota voorbereid die nog ter beschikking gesteld wordt

68. Kunnen er nog wel afschriften van oude papieren akten via de DABS afgeleverd worden dit wil zeggen met “beeld” van de papieren akte? Moeten de afschriften niet enkel onder de nieuwe vorm afgeleverd worden (dus met enkel de gegevens van een nieuw afschrift met eventuele historiek)?

In tegenstelling tot een uittreksel dat enkel de actuele gegevens van de akte zonder historiek vermeldt, vermeldt het afschrift de oorspronkelijke gegevens van de akte (onder verstaan alle oorspronkelijke gegevens) en de historiek van de staat van de persoon op wie de akte betrekking heeft (art. 28 § 2). De modellen voor de afschriften (en uittreksels) worden bepaald bij KB (art. 29 § 4).

Een uittreksel van een akte van de burgerlijke stand opgemaakt voor de inwerkingtreding van de DABS wordt opgemaakt op identiek dezelfde wijze als deze afgeleverd voor akten opgemaakt na de inwerkingtreding van de DABS (art. 30 § 2 BW). Voor afschriften van een akte van de burgerlijke stand opgemaakt voor de inwerkingtreding van de DABS geldt dit echter expliciet niet. Deze afschriften nemen de vorm aan van een afdruk van de in gedematerialiseerde vorm in de DABS opgenomen oorspronkelijke akte met de hierop aangebrachte randmeldingen (dit is het “beeld” van de akte in de terminologie van de migratienota, zie http://www.vereenvoudiging.be/webfm_send/3327) en de metadata van de wijzigingen van deze akte na inwerkingtreding van de DABS. Een apart model wordt voorzien bij KB.

69. Hoe zullen echtscheidingsvonnissen uitgesproken betreffende buitenlandse huwelijken waarvan de erkenning geweigerd werd geregistreerd worden in de DABS en het Rijksregister?

Een huwelijk kan inderdaad geweigerd zijn, maar nadien toch ontbonden worden door een Belgische echtscheiding. Zelfs wanneer de griffier de opname vraagt van de huwelijksakte (art. 1254 § 2 3e lid GerW zoals aangepast door art. 174 van de Wet van 21/12/2018) kan de ABS nog weigeren de huwelijksakte te erkennen (systeem van de plano-erkenning, art. 27 WIPR).

Als er geen akte op basis van de buitenlandse huwelijksakte in de DABS opgenomen is, stuurt de griffier via de DABS de echtscheiding naar de bevoegde ABS. Deze maakt een akte van echtscheiding aan (art. 1275 § 2 3e lid en 1303 3e lid GerW).

VLAVABBS heeft weet van situaties uit het verleden wanneer de rechtbank overgaat tot de incidentele erkenning van een huwelijksakte (art. 29 WIPR) bij het uitspreken van een echtscheiding, na de overschrijving van de echtscheiding zowel huwelijk als echtscheiding in het Rijksregister werden ingevoerd (puur praktisch kan er immers in het Rijksregister geen echtscheiding worden ingevoerd zonder huwelijk). Op die manier werd de staat van de persoon door een Belgische rechtbank vastgesteld toch opgenomen in het Rijksregister. Dit lijkt ook voor de toekomst een goede werkwijze te zijn. Merk op dat de weigering van de huwelijksakte eveneens in de DABS kan geregistreerd worden (art. 31 WIPR, zie vraag 1) zodat een en ander toch zichtbaar wordt wanneer DABS en Rijksregister bevraagd worden.

70. Zullen de gemeenten statistisch kunnen vaststellen welke akten door hun eigen administratie opgemaakt werden?

Het behoort tot de taken van de DABS om globale en geanonimiseerde statistieken met betrekking tot de burgerlijke stand mogelijk te maken (art. 72 8° BW). Of dit dus tot op het niveau van de gemeente kan, is momenteel nog niet duidelijk. In elk geval zal dit vanuit de eigen software mogelijk zijn.

71. In een echtscheidingsprocedure op een buitenlands huwelijk nodigt de griffier de betrokkenen uit de huwelijksakte te laten opnemen in de DABS, zodat een e-melding mogelijk wordt. Is er een gelijkaardige procedure bij een naamswijziging (KB) betreffende een persoon geboren in het buitenland waarvoor de geboorteakte niet in de DABS beschikbaar is?

In tegenstelling tot in de vraag vermelde werkwijze in de echtscheidingsprocedure (art. 1254 § 2 3e lid GerW zoals aangepast door art. 174 van de Wet van 21/12/2018) is dat niet voorzien voor de naamsverandering via KB (art. 62 e.v. BW).

72. Bepaalt de wet een maximum leeftijd voor buitenlandse akte die aanleiding geven tot de opmaak van een akte op basis van een buitenlandse akte?

Nee. Het is mogelijk dat de nieuwe omzendbrief hierop ingaat.

In de Circulaire van 16 januari 2006 betreffende de wet van 3 december 2005 tot wijziging van de artikelen 64 en 1476 van het Burgerlijk Wetboek en artikel 59/1 van het Wetboek van Zegelrechten met het oog op de vereenvoudiging van de formaliteiten voor het huwelijk en de wettelijke samenwoning (BS 23-01-2006) staat bv. vermeld over de geldigheidsduur:

"Er werd mij ter kennis gebracht dat de praktijk wat betreft de geldigheidsduur van de documenten die voor de opmaak van de huwelijksaangifte zijn vereist, varieert naar gelang van het arrondissement. In sommige arrondissementen wordt een geldigheidsduur van 3 maanden aanvaard terwijl in andere de documenten 6 maanden geldig zouden zijn of in nog andere er geen richtlijnen zouden zijn. Deze geldigheidsduur zou vooral een probleem vormen in gevallen waar, voordat belanghebbenden over alle nodige documenten beschikken, bepaalde stukken niet meer geldig zijn wegens de overschrijding van de geldigheidsduur ervan. De Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand aan wie deze aangelegenheid werd voorgelegd, was van oordeel dat terzake blijk moet worden gegeven van de nodige soepelheid, rekening houdend met de moeilijkheidsgraad om bepaalde documenten te verkrijgen. Overigens ben ik van mening dat wanneer een bepaald document in het kader van de huwelijksaangifte als geldig werd aanvaard, het opvragen van een zelfde document aan belanghebbende enkel verantwoord is wanneer er ernstige aanwijzingen zijn dat de situatie sindsdien is gewijzigd."

De materie is niet eenduidig. Veel hangt af van de regels in het land waaruit de akte komt. Vele landen kennen immers niet de West-Europese traditie van bijwerkingen (bv. via randmeldingen) van akten van de burgerlijke stand. Als akten niet kunnen wijzigen, is het ook weinig zinvol een recent uittreksel van x aantal maanden oud. Andere landen leveren dan weer akten van de burgerlijke stand éénmalig af. Ook hier is niet zinvol een recenter uittreksel te vragen dat betrokkenen alleen zouden kunnen bekomen door te verklaren dat het vorige exemplaar verloren of gestolen is.

73. Voor een dossier (huwelijk, erkenning, nationaliteit, …) is er een nog niet in de DABS opgeladen oude akte nodig opgesteld in een andere gemeente. Er wordt niet gereageerd op de notificatie tot opladen. Mag op basis van een papieren afschrift uit het registers de migratie gebeuren in een andere gemeente? Is er een drukkingsmogelijkheid houder van de akte te dwingen om deze akte “onmiddellijk” op te nemen in DABS?

Na ontvangst van de notificatie tot migratie van een akte dient de ABS (houder van de akte) onmiddellijk de gevraagde akte in gedematerialiseerde vorm met de bijhorende metagegevens op te nemen (art. 109 BW). Dit kan dus niet door een andere gemeente.

Er is geen ander drukkingsmiddel dan te rekenen op een correcte uitvoering van de wet en op collegialiteit

74. Moet een persoon ingeschreven in het Wachtregister nog een bewijs van ongehuwde staat voorleggen voor huwelijk of erkenning?

Zoals voorheen moet een persoon ingeschreven in het Wachtregister “die niet is ingeschreven in het bevolkings- of vreemdelingenregister” (art. 164/2 § 3 en art. 327/2 § 3 BW) nog steeds een bewijs van ongehuwde staat, maar ook van nationaliteit voorleggen (de erkenner wel alleen indien het krachtens artikel 62 WIPR toepasselijk recht, bepaalt dat een gehuwd persoon geen kind kan erkennen bij een ander persoon dan zijn echtgenoot of echtgenote; de moeder ingeval van een erkenning voor de geboorte of in de akte van geboorte).

75. Moet de aanstelling van de ABS – indien de burgemeester deze functie niet wenst uit te oefenen – opnieuw gebeuren na 31/3/2019? Moet de gemachtigde beambte opnieuw machtiging krijgen na inwerkingtreding van de DABS?

De aanstelling van de ABS – indien de burgemeester deze functie niet wenst uit te oefenen – hoeft niet opnieuw te gebeuren na inwerkingtreding van de DABS. De wettelijke basis tot aanstelling verandert wel, maar blijft inhoudelijk volledig identiek (art. 7 2e lid BW integreert oud art. 125 2e lid Nieuwe Gemeentewet). De inwerkingtreding van de DABS wijzigt niet wie er ABS is (de burgemeester van rechtswege of een schepen via een collegebesluit).

De machtiging voor de gemachtigde beambten van het gemeentebestuur dient wel opnieuw te gebeuren. De wettelijke basis wijzigt (art. 9 BW herneemt in aangepaste vorm oud art. 44/1 én oud art. 45 BW), maar vooral is er sprake van een grondige wijziging van de inhoud van de taken die voorwerp zijn van de machtiging (geen papieren akten, maar digitale; afschriften en uittreksels via DABS in plaats van gehandtekend met zegel gemeenten, …).

76. Waar moet een kind gecollecteerd worden als beide ouders ambtshalve afgevoerd zijn?

Dit antwoord is onder voorbehoud van een herschrijving van de onderrichtingen voor het bijhouden van de bevolkingsregisters, die wordt voorbereid voor maart 2019.

Een Belgisch kind of een vreemd kind dat recht heeft op verblijf in België wordt ingeschreven op het adres waar het daadwerkelijk zal verblijven (Onderrichtingen bijhouden bevolkingsregisters, nr. 78 en nr. 98, a)) desnoods als alleenstaande (af te leiden uit Onderrichtingen bijhouden bevolkingsregisters, nr. 76, h)).

Een kind dat geen recht heeft op een inschrijving in het Rijksregister, zal voorwerp worden van een vermelding in het Rijksregister (art. 2 § 4 2° en art. 2ter van de Wet van 8/8/1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen zoals gewijzigd of ingevoerd door art. 3 en 5 van de Wet van 25/11/2018 houdende diverse bepalingen met betrekking tot het Rijksregister en de bevolkingsregisters – BS 13-12-2018).

77. Personen die enkel een vermelding krijgen in het Rijksregister (bv. 2 Nederlanders woonachtig in Nederland die bevallen in België) krijgen ook een Rijksregisternummer. Gaat dit makkelijk teruggevonden worden wanneer ze later bevallen van een tweede kind in België of zich in België inschrijven?

Deze personen zullen in het Rijksregister en in de DABS kunnen teruggevonden worden. Het komt er op aan steeds goed de personen te bevragen. Ook vandaag wordt iemand die ooit in België verbleven heeft en er ingeschreven was niet teruggevonden bij terugkeer, waardoor soms twee rijksregisterdossiers op een later tijdstip moeten worden samengevoegd.

78. Hoe kunnen de huwelijksbeletselen gecontroleerd worden indien voor een huwelijk enkel een uittreksel in plaats van een afschrift dient voorgelegd te worden?

Het geschetste probleem doet zich in feite enkel voor bij een volle adoptie waarbij de huwelijksbeletselen met de oorspronkelijke familie blijven bestaan (art. 356-1 2e lid BW). Er zijn wettelijk twee oplossingen voorzien: - het bevragen van de personen, die verplicht zijn alle informatie mee te delen die de ABS nodig heeft om de akte op te maken (art. 17 BW) - indien de ABS zich onvoldoende ingelicht acht kan hij de belanghebbende verzoeken om ieder ander bewijs tot staving van de gegevens over te leggen inclusief een eventueel afschrift (art. 164/2 § 6 BW).

79. De gegevens in buitenlandse akten komen niet altijd overeen met de gegevens van het Rijksregister of zijn verkeerd. Hoe kan hiervan in de DABS een akte gemaakt worden?

Het is voortaan mogelijk een buitenlandse akte gedeeltelijk te erkennen (art. 69 § 1 zoals gewijzigd door art. 166 14° van de Wet van 21/12/2018).

De ambtenaar van de burgerlijke stand zal fouten in de toepassing van het toepasselijk recht (bv. een foutieve vaststelling afstamming of naam) kunnen verbeteren bij de opmaak van de akte op basis van een buitenlandse akte, door de gegevens van de akte in te vullen op basis van het resultaat van het onderzoek van de buitenlandse akte bedoeld in artikel 31 van het Wetboek van internationaal privaatrecht.

Zo kan bv. een buitenlandse geboorteakte toch erkend worden en in de DABS kan worden opgenomen, zonder de foutief vastgestelde vaderlijke afstamming te moeten opnemen in de gegevens van de akte.

Een ander voorbeeld is de situatie m.b.t. een toekenningsverklaring van de Belgische nationaliteit (art. 8, § 1, 2°, b, WBN). De geboorteakte bevat de gegevens maar de erkenning is gebeurd zonder toestemming van de moeder. Op dit ogenblik wordt er in zo’n geval een nieuwe erkenning in België gedaan, waarna de geboorteakte wordt overgeschreven en gerandmeld met de nieuwe erkenning, waardoor de gegevens van de vader dubbel in de akte staan. De betrokkenen worden dan uitgenodigd om de akte te laten verbeteren via rechtbank, maar dit wordt zelden gedaan.

Het voordeel van de gedeeltelijke erkenning bestaat erin dat er pragmatisch kan gewerkt worden: - de termijnen om een buitenlandse akte te erkennen zijn redelijk en houden het opmaak van nieuwe akten (bv. een erkenning, een huwelijk of een toekenningsverklaring)niet nodeloos op - akten worden niet foutief in de DABS opgenomen - het zorgt voor transparantie, gelet op de opname van de scan van het origineel document in de DABS (art. 69 § 2 BW) en laat controle of rechtzetting toe.

De gedeeltelijke erkenning vermijdt ook een verschil in behandeling tussen de registratie van de buitenlandse akte in de DABS en in het Rijksregister en vermijdt problemen bij de inschrijving van de betrokkenen in het Rijksregister (zie verantwoording amendement 54K3303002 p. 56-57).

Daarnaast kan de ABS een materiële vergissing (zoals bedoeld in art. 34 BW) in de buitenlandse akte verbeteren of aanvullend (bv. voornamen voluit schrijven in plaat van afgekort).

80. Kan een gemachtigde beambte van het gemeentebestuur een akte opmaken waarin zijn of haar broer een kind erkent?

Nee, de beperking om geen akte op maken geldt voor zichzelf, echtgenoot/echtgenote, wettelijk samenwonende partner, bloedverwanten in opgaande en nederdalende lijn of bloedverwanten in de zijlijn tot de tweede (art. 12 BW), graad waarbij een broer tweede graad is (hij stelt de rechtshandeling van de erkenning en de akte heeft dus op hem betrekking).

81. Vele landen kennen geen randmeldingen, elke wijziging van de staat van de persoon wordt in een aparte akte of gerechtelijke of administratieve beslissing opgenomen. Betrokkenen leggen bv. geboorteakte voor met aparte beslissing van naamswijziging. Hoe verwerken in de DABS?

Elke akte of beslissing wordt apart opgenomen (akte op basis van een buitenlandse akte/beslissing, zie vraag 1). Er zijn twee mogelijkheden (art. 68 § 2 en art. 70 BW): - opmaak van een akte op basis van de buitenlandse akte/beslissing (deze kan verbonden worden met andere akten indien deze erdoor gewijzigd worden) - indien dit niet kan door het opmaken van een gewijzigde akte (de gewijzigde akte kan even goed een akte op basis van een buitenlandse akte zijn).

82. Grote aantallen akten zijn bij ons (centrumstad) niet gemigreerd omdat er anomalieën vastgesteld werden tussen akte en Rijksregister en we merken dit ook tussen akten onderling op. Hoe hiermee omgaan? Soms vergt dit bv. de aanpassing van het Rijksregister met alle gevolgen van dien (bv. vervanging identiteitskaarten, …).

Over deze problematiek verschijnen nog aparte instructies.